क्या जीमेल को आपकी कंपनी के हेल्प डेस्क की जरूरत के लिए मुफ्त समाधान के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है?
पारंपरिक हेल्प डेस्क समाधान
हेल्प डेस्क लाइट जैसे मुफ्त समाधान के लिए कुछ समाधानों में कायाको ईस्पोर्ट या इश्यूट्रैक शामिल हो सकते हैं। ओपन सोर्स हेल्पडेस्क लिस्ट नामक एक साइट की सूची है (जैसा कि आप अनुमान लगा सकते हैं) ओपन सोर्स हेल्प डेस्क समाधान।
आमतौर पर, इन प्रकार के समाधानों को ईमेल करने के लिए एक विशेष ईमेल पते पर सीधे टिकटिंग सिस्टम में ईमेल करने का एक तरीका है। इसलिए, एक ग्राहक एक ईमेल भेजता है, यह एक ईमेल बॉक्स में आता है, फिर टिकटिंग सिस्टम में पाइप किया जाता है, एक टिकट नंबर निर्दिष्ट किया जाता है, और कंपनी के कर्मचारियों द्वारा संभालने के लिए कतार में बैठता है।
यदि यह एक सार्वजनिक ईमेल पता है, तो यह स्पैम समस्याओं को खोलता है। और सर्वर-साइड समाधान आने वाले स्पैम को बहुत अच्छी तरह से संभाल नहीं सकते हैं।
ठीक है, लेकिन जीमेल?
जीमेल, वास्तव में, एक मुफ्त वेब-आधारित ईमेल प्रणाली है। लेकिन, इसके लिए कुछ चीजें हैं:
- ये मुफ्त है।
- यह अविश्वसनीय स्पैम का पता लगाने और छानने का दावा करता है
- यह आने वाले संदेशों को व्यवस्थित और लेबल करने के शानदार तरीके प्रदान करता है।
- वार्तालाप सूत्र स्वचालित रूप से समूहीकृत होते हैं, जिससे प्रत्येक अनुरोध को संकल्प तक पालन करना आसान हो जाता है।
तो, हम इसके लिए जीमेल का उपयोग कैसे करेंगे?
पहली चीज जो आपको करने की आवश्यकता होगी वह है आपके हेल्प डेस्क सॉफ्टवेयर की जरूरतों का आकलन करना। क्या आपके पास कई विभाग हैं? क्या आपके पास टिकट संख्या पूरी तरह से होनी चाहिए? क्या आपको नॉलेजबेस चाहिए?
यदि आपको निर्दिष्ट टिकट संख्या की आवश्यकता है? जीमेल वहाँ आपकी मदद नहीं कर सकता। इसी तरह, जीमेल के पास अतीत की पूछताछ का नॉलेजबेस बनाने का कोई एम्बेडेड तरीका नहीं है। लेकिन, इसका मतलब यह नहीं है कि आप अपना स्वयं का FAQ या नॉलेजबेस अलग से नहीं बना सकते।
मान लेते हैं कि आप Gmail का उपयोग करना चाहते हैं। एक Gmail खाता बनाएं और उस खाते के लिए एक नाम का उपयोग करने का प्रयास करें जो आपके लिए जितना संभव हो उतना वर्णनात्मक है। तुम भी कई जीमेल खाते बनाने के लिए चाहते हो सकता है ताकि आपकी कंपनी में प्रत्येक विभाग का अपना हो सकता है। यह विकल्प, फिर से, आपकी आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। यदि आपकी कंपनी छोटी है, तो शायद आपके पास एक व्यक्ति है जो आने वाले संदेशों को उपयुक्त विभाग (एक सचिव की तरह) में अलग करता है। या शायद आपके समूह के लोगों की संख्या कम है, इसलिए आप लोग केवल इस बात पर सहमत हो सकते हैं कि खाते में संदेशों को कैसे व्यवस्थित किया जाए। यदि आपके पास बहुत सारे अनुरोध होने वाले हैं, तो आप कई जीमेल खाते सेट करना चाहते हैं।
आप Gmail में अवकाश सूचना सेट करना चाहते हैं। हालाँकि, आप इसे छुट्टियों के नोटिस के रूप में उपयोग नहीं करेंगे। आप इसे आने वाले टिकट की स्वचालित पावती के रूप में उपयोग कर रहे होंगे। अपने ग्राहक को यह बताने का एक तरीका कि, हां, उनका संदेश प्राप्त हुआ था। इसे सेट करने के लिए, सेटिंग्स पर जाएं। वेकेशन रिस्पॉन्डर को ऑन करने के लिए रेडियो बटन का चयन करें, फिर उस संदेश को टाइप करें जिसे आप भेजना चाहते हैं।
आप अपने सार्वजनिक ईमेल पते के रूप में अभिनय के प्रयोजनों के लिए अपने स्वयं के डोमेन पर एक ईमेल खाता स्थापित करना चाहते हैं। आप शायद नहीं चाहते कि आपके ग्राहक आपको GMAIL.COM पते पर ईमेल करें क्योंकि यह लाभहीनता की धारणा को दूर कर सकता है। तो, अपना स्वयं का ईमेल खाता सेट करें और बस अपने सर्वर से ईमेल को हड़पने के लिए अपने ईमेल क्लाइंट के रूप में जीमेल का उपयोग करें। ऐसा करने के लिए, सेटिंग्स -> खातों पर जाएं। "अन्य खातों से मेल प्राप्त करें" के तहत, "एक और मेल खाता जोड़ें" चुनें। आपको एक पॉपअप मिलेगा जहां आप ईमेल पता दर्ज कर सकते हैं जिसे आप जीमेल की जांच करना चाहते हैं। फिर आप उस ईमेल खाते के POP3 कनेक्शन के लिए उपयोगकर्ता नाम, पासवर्ड और सर्वर पता दर्ज करेंगे। मैं आपको जीमेल डाउनलोड होते ही सर्वर से संदेश को हटाने के लिए चुनने की सलाह दूंगा।
अगला, और सेटिंग -> खाता टैब से भी, आप उस ईमेल पते को अपना निवर्तमान ईमेल बनाना चाहेंगे। यदि आप नहीं करते हैं, तो जीमेल से भेजे जाने वाले सभी ईमेलों में जीमेल डॉट कॉम रिटर्न एड्रेस के रूप में होगा। इसलिए, "Send Mail As" के तहत एक प्रविष्टि के रूप में अपनी कंपनी के ईमेल को जीमेल में दर्ज करें। जीमेल इस ईमेल पते पर एक पुष्टिकरण कोड भेजेगा। उस कोड को उस ईमेल से प्राप्त करें जिसे आप प्राप्त करते हैं, इसे जीमेल में प्लग करें, और तब से आप उस खाते का उपयोग करके जीमेल से ईमेल भेज सकते हैं। इस नए पते को अपने डिफ़ॉल्ट आउटगोइंग ईमेल अकाउंट के रूप में सेट करें।
एक बार ऐसा हो जाने के बाद, कोई भी आपको जीमेल का उपयोग करने के बारे में नहीं बता पाएगा, जब तक कि वे ईमेल के हेडर में खुदाई न करें।
अगला, आप कुछ लेबल सेट करना चाहेंगे, जिनका उपयोग आप संदेशों को व्यवस्थित करने के लिए करेंगे। शायद प्रत्येक विभाग के लिए लेबल। शायद इस बात के लिए लेबल कि संदेश संभाला गया है, अग्रेषित किया गया है, या अभी भी उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा है। आपके द्वारा बनाए गए लेबल आपके ऊपर हैं, लेकिन पहले से ही इसकी योजना बना लें क्योंकि यह ऐसे लेबल हैं जो Gmail को आने वाले संदेशों के लिए एक संगठित मंच में बदलने के लिए जा रहे हैं, न कि बहुत बड़ी गड़बड़ी।
आप अपने संदेशों को आगे भी व्यवस्थित करने के लिए जीमेल के फिल्टर का उपयोग कर सकते हैं।
ग्राहकों को अनुरोध कैसे प्रस्तुत करना चाहिए?
दो मुख्य विकल्प एक वेब-आधारित फॉर्म का उपयोग करना या अपनी वेबसाइट पर ईमेल पते को सीधे प्रकाशित करना होगा। जाहिर है, यदि आप सीधे पते को प्रकाशित करते हैं, तो पते को मकड़ियों द्वारा उठाया जा सकता है और स्पैम सूचियों में रखा जाता है। हालाँकि, Gmail का स्पैम फ़िल्टरिंग शानदार है और आपको अपने इनबॉक्स में बहुत अधिक स्पैम मिलने की संभावना नहीं है।
यदि किसी फ़ॉर्म का उपयोग किया जा रहा है, तो ईमेल विषय की ईमेल लाइन को हार्ड-कोड न करें। जीमेल की थ्रेडिंग क्षमता उन शक्तिशाली चीजों में से एक है, जो इसे एक सभ्य हेल्प डेस्क समाधान बनाती है और इसी तरह की सब्जेक्ट लाइन सब कुछ एक थ्रेड में ग्रुप करती है। इसलिए, हालांकि आप इसे करते हैं, सुनिश्चित करें कि ग्राहक आपको अनुरोध भेजते समय अपनी विषय पंक्ति बना सकता है।
जीमेल से परे देखें
जीमेल महान है, लेकिन Google के अन्य समाधान भी Google को आपके व्यापार संचार की जरूरतों के लिए एक शानदार मंच बनाते हैं। उदाहरण के लिए, जीमेल खाते की स्थापना Google कैलेंडर के लिए भी सेट होती है (जिसका उपयोग कंपनी कैलेंडर के साथ-साथ कार्य अनुस्मारक के रूप में भी किया जा सकता है)। आप कुछ प्रकार के अनुरोधों को प्रबंधित करने के लिए दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए Google डॉक्स का उपयोग कर सकते हैं जो ग्राहकों से आ सकते हैं। आप कर्मचारियों के बीच चैट करने के लिए Google चैट का उपयोग कर सकते हैं। आप Google साइट को कॉर्पोरेट इंट्रानेट के रूप में उपयोग कर सकते हैं, कंपनी की प्रक्रियाओं और अन्य प्रलेखन को वेब पर संग्रहीत कर सकते हैं। Google समूह का उपयोग पूरी कंपनी के लिए एक निजी ईमेल सूची के रूप में किया जा सकता है।
तो, आप देख सकते हैं, Google की मुफ्त सेवाएँ एक छोटे व्यवसाय के लिए शानदार समाधान कर सकती हैं। आपको बस बॉक्स के बाहर थोड़ा सोचना होगा। ????
