जैसा कि आप जानते होंगे (विशेषकर यदि आप मेरे इस पिछले टिप को पढ़ते हैं), तो आप मैक पर कस्टम टेक्स्ट रिप्लेसमेंट को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप वाक्यांश टाइप करते हैं, तो "मुझे बताएं कि क्या आपके कोई प्रश्न हैं", तो आप पूरी तरह से टाइप किए बिना उस पाठ को छोड़ने के लिए "lmk" जैसे शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं। मैंने व्यक्तिगत रूप से इन शॉर्टकट्स का एक टन स्थापित किया है, क्योंकि मुझे अलग-अलग लोगों को बार-बार एक ही निर्देश भेजने की आवश्यकता है। यह मुझे एक टन समय बचाता है! और ये शॉर्टकट मैक के चारों ओर काम करते हैं: मेल में, पन्नों में, आउटलुक में …
… रुको, वास्तव में वे अब आउटलुक में काम नहीं करते हैं। Microsoft Office के अपेक्षाकृत हाल ही के अपडेट के लिए धन्यवाद, उस सुइट में प्रोग्राम (जैसे आउटलुक, वर्ड और एक्सेल) अब आपके द्वारा सिस्टम वरीयताएँ> कीबोर्ड> टेक्स्ट में जोड़े गए शॉर्टकट्स का सम्मान नहीं करते हैं, जो कि निर्भर होने पर एक तरह का बमर है जल्दी से लोगों को ईमेल करने के लिए उन पर।
कुछ अच्छी खबर यह है कि Office ऐप्स के पास स्वतः पाठ सुविधा के हिस्से के रूप में स्वयं का पाठ प्रतिस्थापन डेटाबेस है। यदि आपने पहले से ही सिस्टम रिप्लेसमेंट में macOS में टेक्स्ट रिप्लेसमेंट शॉर्टकट जोड़ दिए हैं, तो आपको उन्हें ऑफ़िस के लिए फिर से दर्ज करना होगा, लेकिन चूंकि सभी ऑफिस ऐप्स एक यूनिफाइड टेक्स्ट रिप्लेसमेंट डेटाबेस को साझा करते हैं, इसलिए आपको केवल एक बार ही यह करना होगा । तो चलो मैक के लिए कार्यालय में पाठ प्रतिस्थापन का उपयोग कैसे करें! हम अपने उदाहरण के स्क्रीनशॉट के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, लेकिन चरण Word जैसे अन्य Office एप्लिकेशन में समान हैं।
मैक के लिए कार्यालय में पाठ प्रतिस्थापन
- पसंद के मैक आवेदन के लिए आउटलुक या अपने कार्यालय खोलें। आपको अपने डॉक में ऐप्स डिफ़ॉल्ट रूप से मिल जाएंगे, या आप खोजक का चयन करके और कीबोर्ड शॉर्टकट Shift-Command-A, या मेनू बार विकल्प Go> एप्लिकेशन का उपयोग करके एप्लिकेशन फ़ोल्डर की जांच कर सकते हैं।
- जब आउटलुक (या आपका कार्यालय ऐप) लॉन्च होता है, तो शीर्ष पर इसके मेनू से आउटलुक> प्राथमिकताएं चुनें।
- दिखाई देने वाली वरीयताएँ विंडो से, स्वतः सुधार का चयन करें।
- AutoCorrect विंडो में, एक नया आइटम जोड़ने के लिए निचले-बाएँ कोने में प्लस आइकन पर क्लिक करें। फिर दोनों शॉर्टकट जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं (जैसे "lmk") और आप जिस पाठ को बदलना चाहते हैं, उस शॉर्टकट को टाइप करें (जैसे "यदि आपको कोई प्रश्न है तो मुझे बताएं!")।
- एक बार जब आप अपना टेक्स्ट रिप्लेसमेंट शॉर्टकट जोड़ लेते हैं, तो AutoCorrect window को बंद कर दें और ईमेल या डॉक्यूमेंट में उनमें से किसी एक को टाइप करके अपने AutoCorrect शॉर्टकट का परीक्षण करें। शॉर्टकट टाइप करने और स्पेसबार को दबाने के बाद, आपका प्रतिस्थापन टेक्स्ट स्वचालित रूप से प्रदर्शित होना चाहिए।
जैसा कि मैंने उल्लेख किया है, यह परिवर्तन तब अन्य कार्यालय कार्यक्रमों के लिए प्रचारित होगा, इसलिए जब आप आउटलुक में पाठ प्रतिस्थापन को कॉन्फ़िगर करते हैं, तो यह वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट में काम करेगा। मेरा मतलब है, मुझे नहीं पता कि मुझे कभी पावरऑफ प्रेजेंटेशन में "अगर आपके कोई सवाल हों तो" बता दें कि मुझे ऑटोफिल करना होगा। लेकिन कम से कम मेरे पास ऐसा करने का विकल्प है!
अंत में, याद रखें कि एक बार जब आप एक स्वतः सुधार पाठ प्रतिस्थापन शॉर्टकट सेट करते हैं, तो आपके कार्यालय एप्लिकेशन स्वचालित रूप से उन अक्षरों को आपके निर्दिष्ट वाक्यांश के साथ लगभग किसी भी संदर्भ में बदल देंगे। इसलिए, इन शॉर्टकटों को बनाते समय सावधान रहें ताकि आप अक्षरों के एक सामान्य सेट (जैसे कि FYI, LLC, आदि) का उपयोग न करें, जब तक कि निश्चित रूप से, आप वास्तव में उन संक्षिप्तीकरणों को विस्तारित या प्रतिस्थापित नहीं करना चाहते हैं।
