ईमेल 21 वीं सदी में काम करने के लिए आवश्यक है, टीम के सदस्यों के बीच संवाद करने से लेकर अगले कुछ महीनों की परियोजनाओं की योजना बनाने तक। बेशक, समस्या यह है कि स्मार्टफोन और टैबलेट की उम्र में, किसी भी समय काम के लिए डिस्कनेक्ट करना असंभव है। आपके स्मार्टफ़ोन पर ईमेल मूल रूप से अधिकांश कंपनियों के लिए एक आवश्यकता है, लेकिन इसका मतलब है कि आपका नियोक्ता किसी भी समय मूल रूप से आपके पास पहुंच सकता है। हर कोई ईमेल, कॉल और उन सभी संचार माध्यमों से काम और समय से एक ब्रेक का हकदार है, जिन्हें हम पीछे छोड़ना इतना मुश्किल पाते हैं। चाहे आप छुट्टी पर हों या परिवार या दोस्तों के साथ कुछ गुणवत्ता का समय चाहते हों, आउटलुक को ऑफिस मैसेज से सेट करना कुछ समय के लिए काम छोड़ने का पहला कदम है। यहाँ यह कैसे करना है।
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ऑफिस मैसेज से परेशान क्यों?
कार्यालय से बाहर संदेश भेजना आपके बॉस को खुश नहीं कर सकता है, लेकिन बहुत कम से कम, यह आपके कार्य समुदाय और बाहरी लोगों को संचार के लिए आप तक पहुंचने की कोशिश कर रहा है। तो ऑफिस मैसेज को सेट करना क्यों ज़रूरी है? खैर, वास्तविकता में, कुछ कारण हैं:
सहकर्मियों, प्रबंधकों और ग्राहकों को यह बताने के लिए अच्छा शिष्टाचार है कि आप किसी निश्चित समय के लिए संपर्क से बाहर हैं। यह विशेष रूप से सच है यदि आप कुछ दिनों से अधिक समय तक छुट्टी पर हैं।
यह पेशेवर है । यदि किसी को आपकी मदद की ज़रूरत है या किसी ग्राहक की कोई क्वेरी है, तो उन्हें बताएं कि आप किसी दिए गए लम्बे समय के लिए आसपास नहीं हैं। वे जानते हैं कि उन्हें लौटने तक इंतजार करना होगा या किसी और से संपर्क कर सकते हैं। दोनों व्यापार और आपकी मदद करते हैं।
यह लोगों को बताता है कि आपको बग नहीं करना चाहिए । यदि आप एक कार्यालय संदेश सेट करते हैं, तो लोग जानते हैं कि आप छुट्टी पर हैं, व्यक्तिगत समय या जो भी हो। उनके बाद आपको कॉल या एसएमएस करने की संभावना कम होती है।
यह आपके बॉस को शिकायत करने के लिए एक कम चीज देता है । यदि आप एक मांग करने वाले मालिक के लिए काम करते हैं और वापस खींचना चाहते हैं, तो आपको प्रतिरोध मिलने वाला है। फिर भी यदि आप खेल खेलते हैं और पेशेवर अभिनय करते हैं, तो बहुत कम ही वे अनुशासन के दृष्टिकोण से कर सकते हैं।
अगर काम करने की बात आती है तो एक बात महत्वपूर्ण है, यह सुनिश्चित कर रहा है कि आप हमेशा सबसे प्रमुख अर्थों में एक पेशेवर के रूप में खुद का प्रतिनिधित्व कर रहे हैं।
एक आउटलुक कार्यालय के संदेश से बाहर सेट करें
कार्यालय के बाहर उत्तर संदेश सेट करना थोड़ा अलग है कि क्या आप आउटलुक 2016 का उपयोग करते हैं या कार्यालय 365 के भीतर या पहले आउटलुक के आधार पर। मैं दोनों को कवर करता हूं।
आउटलुक 2016 और पहले
प्रक्रिया में काफी कुछ कदम हैं, लेकिन यह करने के लिए काफी सरल है।
- एक नया ईमेल बनाएं और अपने कार्यालय के उत्तर लिखें। विषय से बाहर कार्यालय को शामिल करें लेकिन गंतव्य को खाली छोड़ दें।
- फ़ाइल का चयन करें और इस रूप में सहेजें।
- आउटलुक टेम्पलेट के रूप में सहेजें जहां यह कहता है कि Save as type।
- प्रबंधित नियम और अलर्ट का चयन करें और उस खाते का चयन करें जिसे आप संदेश को लागू करना चाहते हैं।
- नया नियम चुनें।
- मेरे द्वारा प्राप्त संदेशों पर लागू नियम का चयन करें और अगला हिट करें।
- जहां मेरा नाम To बॉक्स में है उसे सेलेक्ट करें और Next पर क्लिक करें और फिर पॉपअप की पुष्टि करें।
- एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर का चयन करें और नीचे फलक में पाठ लिंक पर क्लिक करें।
- पहले आपके द्वारा बनाए गए टेम्पलेट का चयन करें और ओपन का चयन करें। अगला पर क्लिक करें।
- सिवाय इसके कि ऑटो रिप्लाई को ऑटो रिप्लाई भेजने से बचने के लिए ऑटोमैटिक रिप्लाई हो तो सिलेक्ट करें। अगला पर क्लिक करें।
- नियम को एक सार्थक नाम दें और सुनिश्चित करें कि इस नियम को चालू करें चेक किया गया है।
- समाप्त का चयन करें और फिर ठीक है।
यह कार्यालय ऑटो उत्तर को बनाएगा और इसे सक्रिय करेगा। जबकि यह प्रक्रिया उस खाते को निर्दिष्ट करती है जो सक्रिय होगा, आप इसे सभी ईमेल खातों में भी सक्रिय कर सकते हैं। जब आप नियम 11 को चालू करते हैं, तो आपके पास सभी खातों पर सक्रिय होने के लिए नियम का चयन करने के विकल्प होते हैं। यदि आपको जरूरत है और इसे बचाने के लिए इसे सक्षम करें।
आउटलुक को ऑफिस मैसेज से बाहर कर दें
जब आप छुट्टी से वापस आते हैं या आपने जो कुछ भी किया है, तो आपको अपने आप को बंद करने के लिए याद रखना चाहिए।
- Outlook में फ़ाइल का चयन करें।
- नियम और अलर्ट प्रबंधित करें और ईमेल नियमों का चयन करें।
- खाते का चयन करें और अपने स्वतः नियम के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें।
- बदलावों को सहेजने के लिए ठीक है क्लिक करें।
अब आप आधिकारिक तौर पर वापस पीसने के लिए हैं!
Office 365 में एक संदेश बाहर सेट करें
Office 365 खाते Exchange का उपयोग करते हैं जहाँ Outlook खाता POP, IMAP या Exchange का उपयोग करता है। यह प्रक्रिया काफी हद तक समान है लेकिन अपने स्वयं के वॉकरथ को वारंट करने के लिए पर्याप्त है।
- Outlook के भीतर से फ़ाइल और स्वचालित उत्तर चुनें।
- स्वत: उत्तर भेजें चुनें।
- अगर आपको पसंद है तो एक टाइमसेल सेट करें। यह मेरे जैसे भुलक्कड़ प्रकारों के लिए उपयोगी है, जो वापस आने पर भी अपने आप को सक्रिय रूप से सक्रिय छोड़ देते हैं।
- सुनिश्चित करें कि मेरे संगठन के अंदर टैब सक्रिय है और अपना संदेश जोड़ें।
- मेरे संगठन के बाहर का चयन करें और वहाँ भी एक प्रासंगिक संदेश जोड़ें। बाहरी दुनिया से आपको कौन ईमेल करता है, इसके आधार पर, आपको केवल मेरे संपर्कों की जांच करने की आवश्यकता हो सकती है अन्यथा समाचारपत्रिकाएँ, सूचनाएँ और यहां तक कि स्पैम सहित सभी को ईमेल भेजे जाएंगे।
- सक्रिय करने के लिए एक बार ठीक का चयन करें।
यह प्रक्रिया Outlook 2016 की तुलना में कुछ कम है, लेकिन अंतिम परिणाम समान है। एक टाइमस्केल सेट करने की क्षमता साफ-सुथरी है और आउटलुक 2016 के एक उपयोगकर्ता के रूप में, मुझे उम्मीद है कि यह सुविधा जल्द ही उस संस्करण पर अपना रास्ता बना लेगी।
Office 365 में अपने कार्यालय संदेश को बंद करें
यदि आप टाइमर का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो जल्दी वापस आएं या अपने कार्यालय संदेश को रद्द करने की आवश्यकता है, आप कर सकते हैं।
- Outlook खोलें और फ़ाइल का चयन करें।
- स्वचालित उत्तरों का चयन करें और कार्यालय के नियम को उजागर करें।
- स्वत: उत्तर न भेजें का चयन करें।
यह एक्सचेंज को संदेश भेजने से तुरंत रोक देगा ताकि सुनिश्चित हो कि आप इसे अक्षम करने के बाद जवाब देने के लिए तैयार हैं।
अब आप जानते हैं कि आउटलुक को ऑफिस मैसेज से कैसे सेट किया जाए, तो कोई बहाना नहीं है कि काम से ज्यादा समय न निकालें। उसके साथ अच्छा भाग्य!
