जब आप कुछ दिनों की छुट्टी लेना चाहते हैं, तो आप उससे नफ़रत नहीं करते हैं और आप ग्राहकों या सहकर्मियों से ईमेल और फोन कॉल प्राप्त करते रहते हैं? ज़रूर, आप उनमें से कुछ को बता सकते हैं कि आप दूर हैं, लेकिन क्या होगा अगर वे अपने इनबॉक्स की जांच नहीं करते हैं?
आउटलुक में ई-मेल को स्वचालित रूप से अग्रेषित करने के लिए हमारा लेख भी देखें
आप काम करते हुए भी सभी के साथ संवाद नहीं कर सकते, अपने समय के दौरान अकेले जाने दें। हालाँकि, संभावना है कि जब आप छुट्टी पर हों तब भी आपको काम से संबंधित ईमेलों से विस्फोट हो जाएगा। शुक्र है, हर किसी को यह बताने का एक तरीका है कि आप एक विशिष्ट समय सीमा के दौरान उपलब्ध नहीं हैं।
एक ऑटो रिस्पॉन्डर की स्थापना
यदि आप Microsoft आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो एक बहुत ही सरल तरीका है जिसका उपयोग आप लोगों को अपनी पीठ पर रखने के लिए कर सकते हैं। इसे Auto-Responder कहा जाता है। यह अनिवार्य रूप से करता है कि किसी को भी पूर्व-प्रेषित उत्तर भेजें जो आपके समय के दौरान आपसे संपर्क करता है।
यह सिर्फ मिनट, घंटे, या दिन या महीने पहले ही सेट किया जा सकता है। ऑटो-रिप्लाई भेजना यह सुनिश्चित कर सकता है कि आपको हर दिन दर्जनों कार्य-संबंधित ईमेल सूचनाएं प्राप्त नहीं होंगी, चाहे आप अपने परिवार के साथ गुणवत्ता का समय बिता रहे हों या आप किसी धूप वाले समुद्र तट पर हों।
यहां बताया गया है कि आप आउटलुक में ऑटो-रिस्पॉन्डर कैसे सेट कर सकते हैं और आवश्यक नहीं होने पर इसे बंद कर सकते हैं।
स्वचालित उत्तर सेटअप
- सेंड ऑटोमैटिक रिप्लाई बटन पर क्लिक करें।
- चेक बॉक्स में इस समय सीमा विकल्प के दौरान केवल भेजें की जाँच करें।
- अपने स्वचालित उत्तर के लिए आवश्यक पैरामीटर देने के लिए एक आरंभ तिथि और अंतिम तिथि इनपुट करें। ऐसा करते समय प्रारंभ समय और समाप्ति समय फ़ील्ड का उपयोग करें।
आपने शायद देखा है कि दो टैब हैं:
- मेरे संगठन के अंदर
- मेरे संगठन के बाहर
इनसाइड माई ऑर्गनाइजेशन फील्ड पर क्लिक करने से आपके द्वारा काम करने वाले संगठन (जैसे आपका विश्वविद्यालय या कंपनी) में पंजीकृत ईमेल पतों पर भेजे जाने वाले सभी ऑटो रिप्लाई तुरंत हो जाएंगे। इसके बाद आपको अपना संदेश लिखना है और इसे सहेजने के लिए ओके पर क्लिक करना है।
बाहरी ईमेल पते के लिए मेरा संगठन विकल्प बाहर का है। यहां बताया गया है कि आप इसका उपयोग स्वचालित उत्तर सेट करने के लिए कैसे कर सकते हैं:
- सबसे पहले, आउटसाइड माई ऑर्गनाइजेशन टैब चुनें।
- अपने संगठन के बाहर के व्यक्तियों के लिए ऑटो-रिप्लाई विकल्प की जाँच करें। यह केवल व्यक्तिगत संपर्कों को या संगठन के बाहर सभी को ईमेल भेजने के लिए सेट किया जा सकता है।
- संदेश को टेक्स्ट बॉक्स में दर्ज करें और जो भी आप चाहते हैं उसे संपादित करें।
- एक शुरुआत समय और एक अंत समय निर्धारित करें जैसा कि आप इन-हाउस उत्तरों के लिए करते हैं।
- संदेश को सहेजने के लिए ठीक क्लिक करें।
निष्क्रियकरण प्रक्रिया के बारे में क्या?
अपने आउट-ऑफ़-ऑफिस उत्तरों को निष्क्रिय करने के लिए, आपको एक सरल प्रक्रिया का पालन करना होगा। सबसे पहले, आपको फ़ाइल टैब, फिर सूचना टैब और फिर स्वचालित उत्तर बटन पर क्लिक करना चाहिए।
आपको टिक करने के लिए दो विकल्प दिए जाएंगे:
- स्वचालित उत्तर न भेजें
- स्वचालित उत्तर भेजें
पहला विकल्प चुनिए और स्वचालित उत्तर सुविधा बंद हो जाएगी। आपको यह इन-हाउस और बाहरी उत्तरों के लिए करना होगा।
अंतिम शब्द
ध्यान दें कि यदि आप लोगों को स्वचालित उत्तर भेजना फिर से शुरू करना चाहते हैं, तो आपको एक नई तारीख और समय निर्धारित करना होगा। यदि सुविधा बंद कर दी गई है, तो आपको निष्क्रिय चरणों को वापस करने और इसके बजाय सेंड ऑटोमैटिक रिप्लाई विकल्प चुनने की आवश्यकता है। यह आपको समय सीमा फ़ील्ड को फिर से संपादित करने देगा और साथ ही आउटगोइंग संदेश को सेट करेगा।
