क्या आप अक्सर एक पंक्ति में कई बार एक ईमेल लिखने के लिए खुद को पाते हैं ताकि आप इसे व्यक्तिगत रूप से कई संपर्कों को भेज सकें? यदि हां, तो एक ऑटो-रिस्पोंडर एक महान समाधान हो सकता है। यह आपको एक ऑटो-उत्तर सेट करने की अनुमति देता है जिसे सभी इनबाउंड मेल की प्रतिक्रिया के रूप में भेजा जाएगा।
ऐसी कई स्थितियाँ हैं जहाँ यह काम आ सकता है। यदि आप कार्यालय से बाहर हैं, चाहे लंच ब्रेक या छुट्टी के लिए, यह वास्तव में कुछ भी करने के बिना मेल का जवाब देने का एक शानदार तरीका हो सकता है।
यह कैसे काम करता है?
स्वचालित उत्तरों को उत्पन्न करने के लिए OS X मेल विभिन्न ईमेल नियमों और मानदंडों का उपयोग करता है। यदि आप सभी पैरामीटर ठीक से सेट करते हैं, तो आपके डिवाइस से दूर होने पर आपके पास इनबाउंड मेल का जवाब देने का एक बहुत ही लचीला तरीका हो सकता है।
आपको भेजे जाने वाले संदेश के लिए विभिन्न मापदंड निर्धारित करने पड़ सकते हैं। आप सभी मेल या आपके द्वारा दर्ज किए गए विशिष्ट पतों का जवाब देना चुन सकते हैं। इसके अलावा, आप प्रेषकों की विभिन्न श्रेणियों के लिए अलग-अलग संदेश भी बना सकते हैं, ताकि सभी को उचित प्रतिक्रिया मिले।
ऑटो-रिस्पॉन्डर को कैसे सेट करें
सौभाग्य से, इस सुविधा को स्थापित करना मुश्किल काम नहीं है। यकीन है, यह पहली बार में जटिल लग सकता है, लेकिन बाकी का आश्वासन दिया है कि आप यह कर सकते हैं भले ही आप एक तकनीकी-प्रेमी व्यक्ति न हों। यहां वे चरण दिए गए हैं, जिनका आपको पालन करना होगा:
- मेल ऐप खोलें, फिर 'मेल' मेनू पर जाएं और 'प्राथमिकताएँ' चुनें।
- एक बार जब आप 'नियम' टैब देखते हैं, तो 'नियम जोड़ें' पर क्लिक करें।
- 'विवरण' के तहत, ऑटो-रिस्पॉन्डर का नाम इस तरह से लिखें, जिससे आप इसे आसानी से दूसरों से अलग कर पाएंगे। उदाहरण के लिए, आप 'वेकेशन ऑटो-रिप्लाई' टाइप कर सकते हैं।
- उन मानदंडों का चयन करें जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। आप चुन सकते हैं कि क्या सभी मानदंडों को पूरा करने की आवश्यकता है या आपके द्वारा निर्धारित एक या एक से अधिक।
आपके द्वारा निर्धारित मानदंड ऑटो-उत्तर प्राप्तकर्ताओं को निर्धारित करेंगे। उदाहरण के लिए, आप एक ही संदेश के साथ सभी इनबाउंड मेल का जवाब देने के लिए 'हर संदेश' का चयन कर सकते हैं। आप उस ईमेल पते पर टाइप करके एक विशिष्ट पता भी सेट कर सकते हैं, जिसका आप उत्तर देना चाहते हैं।
इसके शीर्ष पर, आप अपने संपर्कों, पिछले प्रेषकों, या वीआईपी को ऑटो-रिप्लाई के प्राप्तकर्ता के रूप में चुन सकते हैं।
- 'निम्न क्रिया निष्पादित करें' सेटिंग के तहत, 'संदेश का उत्तर दें' चुनें और फिर 'उत्तर संदेश पाठ' पर क्लिक करें।
- संदेश टाइप करते समय, सभी आवश्यक जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें। यदि आप छुट्टी पर हैं, तो लोगों को बताएं कि वे आपसे कब कॉल की उम्मीद कर सकते हैं। यदि आप प्राप्तकर्ताओं की एक विशिष्ट श्रेणी निर्धारित नहीं करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि बहुत अधिक व्यक्तिगत जानकारी प्रकट न करें।
- जब आप अपने संदेश से संतुष्ट हों, तो 'ठीक' पर क्लिक करें। यदि ऐप आपसे पूछता है कि 'क्या आप चयनित मेलबॉक्सों में संदेशों के लिए अपने नियम लागू करना चाहते हैं?' 'डोंट अप्लाई' का चयन करें, क्योंकि यह आपके मौजूदा वार्तालापों को संभवतः सैकड़ों ईमेल उत्तर भेजने से रोकेगा।
आपके द्वारा किए जाने के बाद, आप यह सुनिश्चित करने के लिए खुद को ईमेल भेज सकते हैं कि ऑटो-रेस्पॉन्डर काम करता है। यदि आप चाहते हैं, तो आप विशिष्ट तिथियों के साथ अधिक जटिल नियम भी बना सकते हैं, चयनित डोमेन से मेल, और बहुत कुछ।
ऑटो-रिस्पॉन्डर को डिसेबल कैसे करें
यदि आपको अब ऑटो-रेस्पोंडर की आवश्यकता नहीं है, तो आप इसे कुछ ही क्लिक में अक्षम कर सकते हैं। यहाँ आपको क्या करना है:
- मेल ऐप के भीतर, 'मेल' पर जाएं और फिर 'प्राथमिकताएँ' पर क्लिक करें।
- 'नियम' पर जाएं और आपके द्वारा बनाए गए ऑटो-रिस्पॉन्डर के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें।
यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो जब तक यह सक्षम है और मेल ऐप खुला रहेगा, ऑटो-रिस्पॉन्डर सक्रिय रहेगा। यह भ्रम पैदा कर सकता है, इसलिए इस सुविधा को जल्द से जल्द अक्षम करें और सुनिश्चित करें कि आपको इसकी आवश्यकता नहीं है।
अंतिम शब्द
ऑटो-रिस्पॉन्डर एक शानदार विशेषता है जो इनबाउंड मेल को संभालना बहुत आसान बनाता है। यदि आप ऊपर वर्णित चरणों का पालन करते हैं, तो आपके पास अपने मैक पर इसे सक्षम करने के लिए कोई समस्या नहीं होनी चाहिए। एक बार जब आप कर लेते हैं, तो आप अपने ईमेल से दूर होने का आनंद ले सकते हैं और ऐप को काम करने दे सकते हैं।
भले ही यह काम के लिए सबसे व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, यह सुविधा व्यक्तिगत मेल के लिए भी बहुत उपयोगी हो सकती है। सिर्फ ऑटो-रिस्पॉन्डर के अलावा, कई अन्य उपयोगी नियम और मानदंड हैं जिन्हें आप लागू कर सकते हैं। आप मेल को स्वचालित रूप से हटाने के लिए चुन सकते हैं, विशिष्ट तिथियों पर कुछ कार्य कर सकते हैं, स्वचालित रूप से कुछ संदेशों को अग्रेषित कर सकते हैं, और बहुत कुछ।
उन सभी को खोजने के लिए सभी उपलब्ध नियमों के माध्यम से जाने के लिए स्वतंत्र महसूस करें जो आपको अपने ईमेल को उस तरह से स्वचालित करने की अनुमति देंगे जो आपकी आवश्यकताओं के अनुसार सबसे अच्छा है।
