यदि आप G Suite - Google के सशुल्क एप्लिकेशन सेट का उपयोग करते हैं जिसमें जीमेल, डॉक्स, ड्राइव और संगठनों के लिए कैलेंडर शामिल हैं - तो आप एक छोटी-सी ज्ञात विशेषता को नियोजित कर सकते हैं जो आपको साझा Google ड्राइव फ़ाइलों के लिए समाप्ति तिथि निर्धारित करने देता है। एक साझा फ़ाइल पर एक समाप्ति सेट करने की क्षमता अस्थायी रूप से अन्य टीमों या बाहर के ठेकेदारों के साथ डेटा साझा करने के लिए उपयोगी है, उन्हें अनिश्चितकालीन अनुदान दिए बिना। यह सहयोगी परियोजनाओं के ड्राफ्ट को साझा करने के लिए भी बहुत अच्छा है, ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आपकी टीम का कोई भी व्यक्ति अनजाने में आपके डेटा की आउट-ऑफ-डेट कॉपी प्राप्त नहीं कर सकता है।
आप निश्चित रूप से एक फ़ाइल को मैन्युअल रूप से अनशेयर कर सकते हैं, लेकिन आपको प्रत्येक और साझा की गई फ़ाइल के लिए ऐसा करने के लिए याद रखना होगा। यदि आप बहुत सारी अलग-अलग लोगों के साथ बहुत सारी फाइलें साझा कर रहे हैं, तो यह जल्दी ही अव्यवहारिक हो सकता है, और यही वह जगह है जहां आप स्वचालित रूप से समाप्ति तिथियां सेट कर रहे हैं क्योंकि आप शुरू में फ़ाइलें साझा करते हैं वास्तव में काम आता है। तो यहां साझा Google ड्राइव फ़ाइलों पर समाप्ति तिथि सेट करने का तरीका बताया गया है।
साझा Google डिस्क फ़ाइलों के लिए समाप्ति तिथियों की सीमाएँ
सबसे पहले, यह स्पष्ट कर दें कि वर्तमान में स्वचालित समाप्ति तिथि सुविधा केवल भुगतानित जी सूट सेवा के उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है। यह मुफ्त Google खाता उपयोगकर्ताओं या अभी भी जी सूट के विरासत मुक्त संस्करण पर उपलब्ध नहीं है।
यह भी ध्यान दें कि उपरोक्त सीमा साझा Google ड्राइव समाप्ति तिथियों को सेट करने की क्षमता से संबंधित है। जिन उपयोगकर्ताओं को आप एक फ़ाइल को समाप्ति तिथि के साथ साझा कर रहे हैं, उन्हें भुगतान किए गए जी सूट खाते की आवश्यकता नहीं है या आपके जी सूट संगठन का हिस्सा हैं (हालांकि आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि उनके पास आपकी साझा फ़ाइलों के लिए सही अनुमति है, नीचे चर्चा की गई)।
एक साझा Google ड्राइव फ़ाइल के लिए समाप्ति तिथि निर्धारित करना
आरंभ करने के लिए, अपने Google ड्राइव में लॉग इन करें, सही G Suite खाते का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
वैकल्पिक रूप से, यदि आपके पास पहले से ही फ़ाइल खुली है, तो आप ऊपरी-दाएँ कोने में शेयर बटन पर क्लिक कर सकते हैं।
एक बार जब आपके पास उपयुक्त उपयोगकर्ताओं के साथ साझा की गई फ़ाइल होगी, तो ऊपर पाठ के साथ साझा करें या निचले-दाएं कोने में उन्नत बटन पर क्लिक करें। दिखाई देने वाले उपयोगकर्ताओं की सूची में से किसी एक उपयोगकर्ता पर अपना कर्सर घुमाएं और आपको एक स्टॉपवॉच / घड़ी आइकन दिखाई देगा।
उस आइकन पर क्लिक करें और फिर एक्सेस समाप्ति के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू से वांछित समाप्ति अवधि चुनें :
एक बार हो जाने के बाद, स्वचालित समाप्ति तिथि को सक्षम करने के लिए नीले सहेजें परिवर्तन बटन पर क्लिक करना सुनिश्चित करें। एक बार वह तारीख पहुँच जाने के बाद, आपके उपयोगकर्ता के पास फ़ाइल तक पहुँच नहीं होगी। उन्हें इसे डाउनलोड करने से रोकने और अपनी समाप्ति सेटिंग को दरकिनार करने के लिए, सुनिश्चित करें कि उनकी अनुमतियां या तो देखें या टिप्पणी पर सेट हैं और फिर टिप्पणी और दर्शकों और दर्शकों के लिए डाउनलोड, प्रिंट और कॉपी करने के अक्षम विकल्पों को साझा करने वाली विंडो के नीचे स्थित बॉक्स को चेक करें। ।
आप इस मेनू पर लौटकर, फिर से घड़ी आइकन पर क्लिक करके, और फिर रद्द समाप्ति पर क्लिक करके साझाकरण समाप्ति को समायोजित या रद्द कर सकते हैं।
आई हैव जी सूट लेकिन आई डोंट सी क्लॉक आइकॉन
यदि आपने अपने खाते पर इन चरणों का पालन किया है, लेकिन आप ऊपर वर्णित अनुसार घड़ी / स्टॉपवॉच आइकन नहीं देख रहे हैं, तो संभावना है कि आपके पास संगत जी सूट खाता नहीं है। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, Google दुर्भाग्य से वर्तमान जी सूट सेवा के उपयोगकर्ताओं के लिए साझा फ़ाइल समाप्ति तिथियों के निर्माण को सीमित करता है।
दुर्भाग्य से, Google वर्षों से अपनी सेवा में हुए परिवर्तनों के बारे में बहुत स्पष्ट नहीं है, इसलिए यदि आपके पास G सुइट खाता है, तो भी यह Google की "विरासत" G सुइट सेवा के तहत बनाया गया हो सकता है और इसके साथ संगत नहीं है सुविधा। भ्रामक, है ना?
लेकिन याद रखें, आपको केवल साझा फ़ाइलों के लिए समाप्ति तिथियां बनाने के लिए एक आधुनिक जी सूट खाते की आवश्यकता है। जब तक आपके पास वह संगत खाता है, तब तक आप अपने संगठन के अंदर और बाहर, किसी भी प्रकार के Google खाते के लिए समाप्ति तिथियों को साझा और कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
