कैसे देखें कि आपके Google डॉक्स को कौन देखता है

यदि आपका संगठन Google डॉक्स या जी सूट का उपयोग करता है या आप ऐसे संगठनों के साथ काम करते हैं, जो जानते हैं कि कौन सा दस्तावेज देखा और कब उपयोगी जानकारी हो सकती है। यह सुनिश्चित करने से कि हर कोई एक मसौदा, नियम और शर्तें, आपकी नवीनतम सबमिशन, नीतियों और प्रक्रियाओं, या कुछ अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेज को पढ़ सकता है, जो यह देखने में सक्षम है कि किसी भी स्थिति में क्या और कब एक आवश्यक घटक है जहां जवाबदेही मायने रखती है।

हमारे लेख को Google डॉक्स के लिए कस्टम फ़ॉन्ट्स कैसे स्थापित करें, यह भी देखें

कुछ समय पहले तक, आप यह नहीं देख सकते थे कि आपका Google दस्तावेज़ कौन देख रहा है। आप देख सकते हैं कि किसने इसे संपादित किया है लेकिन किसने इसे पढ़ा है। यदि वे किसी टिप्पणी को सहेजते, संपादित या छोड़ते नहीं थे, तो आपको इस बात का कोई अंदाजा नहीं था कि कोई व्यक्ति किसी दस्तावेज़ का नवीनतम संस्करण पढ़ता है या नहीं। इसके अलावा, चूंकि आप Google डॉक्स को केवल-पढ़ने की अनुमति के साथ साझा कर सकते हैं, आप दस्तावेज़ को कुछ लोगों के साथ इस इरादे से साझा कर सकते हैं कि वे दस्तावेज़ की समीक्षा करते हैं लेकिन कोई बदलाव नहीं करते हैं।

अब, यदि आप किसी संगठन के भीतर काम करते हैं तो आप चीजों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं ताकि आप देख सकें कि आपके Google डॉक को किसने देखा है। यदि आप Google डॉक्स का उपयोग Google Apps के मुक्त संस्करण में करते हैं, तो आप अभी भी यह नहीं देख सकते हैं कि आपका Google Doc किसने देखा है।

Google ने हाल ही में यह देखने की क्षमता जोड़ी है कि आपके Google डॉक्स को G Suite में किसने देखा है, जिसमें Google Apps और विश्वसनीय ईमेल होस्टिंग शामिल हैं। जी सूट छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के साथ बहुत लोकप्रिय है जो कंपनी डोमेन नाम के लिए ईमेल होस्टिंग स्थापित करना चाहते हैं।

जी सूट गतिविधि मॉनिटर

यदि आप किसी संगठन के भीतर जी सूट का उपयोग करते हैं और आपने सहयोग के लिए या दस्तावेज़ को पढ़ने के लिए दूसरों के साथ Google दस्तावेज़ साझा किया है, तो आप Google दस्तावेज़ फ़ाइल के "इतिहास को देखने" के लिए गतिविधि मॉनिटर का उपयोग कर सकते हैं।

1. Google डॉक खोलें, जिसके लिए आप इतिहास देखना चाहेंगे
2. फिर ऊपरी दाईं ओर ऊपर की ओर ट्रेंडिंग एरो आइकन पर क्लिक करें या टूल पुल-डाउन मेनू पर जाएं
3. गतिविधि मॉनिटर खोलें
4. इसके बाद, अपने संगठन टैब के लिए सभी दर्शकों पर क्लिक करें

यह प्रक्रिया आपको दस्तावेज़ में विचारों को ट्रैक करने में सक्षम करेगी, जिसमें प्रत्येक दर्शक के लिए अंतिम दृश्य की तारीख और समय भी शामिल है। यदि आपको अपने Google दस्तावेज़ में दृश्य इतिहास का विकल्प दिखाई नहीं देता है, तो इसका अर्थ है कि आप Google डॉक्स के निशुल्क संस्करण में लॉग इन हैं, जो हर Google Apps खाते के साथ आता है जो आपको जीमेल खाते के साथ मिलता है।

दर्शकों और टिप्पणियाँ रुझान

यह देखने के अलावा कि आपके Google दस्तावेज़ को कौन देखता है और जब गतिविधि मॉनिटर आपको उन लोगों के रुझानों को देखने में सक्षम करता है जब लोग आपके दस्तावेज़ को देखते या टिप्पणी करते हैं।

व्यूअर ट्रेंड - आपको 7 दिनों से लेकर "सभी समय" के किसी भी समय पर अद्वितीय दर्शकों की संख्या का एक बार चार्ट दिखाता है

टिप्पणियाँ रुझान - आपको 7 दिनों से किसी भी समय "हर समय" टिप्पणी की प्रवृत्ति के बार चार्ट दिखाता है

इतिहास देखें बंद करें

यदि आप गोपनीय फ़ाइल पर काम कर रहे हैं या सार्वजनिक उपभोग के लिए नहीं तो आप इस सुविधा को बंद कर सकते हैं। हालांकि यह गोपनीयता से नहीं जुड़ता है, यह मन को सहजता से स्थापित करने के लिए एक सेटिंग है।

1. Google डॉक खोलें
2. अपने डॉक्टर के ऊपरी दाएँ पक्ष में ऊपर की ओर ट्रेंडिंग तीर पर क्लिक करें या पुल-डाउन मेनू से टूल पर जाएं
3. गतिविधि मॉनिटर खोलें
4. दस्तावेज़ सेटिंग के तहत, इस दस्तावेज़ को बंद करने के लिए मेरा दृश्य इतिहास दिखाएं

देखें कि आपका Google डॉक किसने बदला है

विचारों की गणना जवाबदेही के लिए उपयोगी है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप जिन लोगों को दस्तावेज़ भेजते हैं, वे वास्तव में इसे पढ़ते हैं लेकिन संस्करण नियंत्रण अधिक महत्वपूर्ण है। खासकर यदि आप एक विनियमित उद्योग में काम करते हैं। संस्करण नियंत्रण कुछ ऐसा है जो Google डॉक्स ने कुछ समय के लिए किया है और यह दिखाएगा कि किसने किसी दस्तावेज़ को संपादित किया है, उसे सहेजा या साझा किया है।

यदि आप संस्करण नियंत्रण में रुचि रखते हैं या यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि किसी ने भी बदलाव नहीं किए हैं, तो उन्हें फ़ाइल को लॉक किए बिना नहीं करना चाहिए, आप पता लगा सकते हैं।

1. एक Google डॉक खोलें जिसे आप ट्रैक करना चाहते हैं
2. फ़ाइल और संस्करण इतिहास का चयन करें
3. संस्करण इतिहास देखें का चयन करें

एक स्लाइडर विंडो आपकी स्क्रीन के दाईं ओर दिखाई देनी चाहिए जो प्रश्न में दस्तावेज़ को सहेजने और संपादित करने के लिए दिखाई दे। आपके पास G Suite या Google डॉक्स कैसे सेट किए गए हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आप दस्तावेज़ के शीर्ष पर 'अंतिम संपादन था …' लिंक का चयन करके भी इस डेटा को देख सकते हैं। यह आपको ठीक उसी जगह पर ले जाता है।

उस स्लाइड विंडो के भीतर, आपके पास संपादन करने से पहले दस्तावेज़ के पिछले संस्करण को देखने का विकल्प भी होना चाहिए। यह संस्करण नियंत्रण के लिए आवश्यक है क्योंकि आपके पास ऑडिट ट्रेल है कि कब, किसके द्वारा और किन बदलाव किए गए थे। यह भी उपयोगी है यदि आपने कुछ बदलाव किए हैं, तो उस पर सोएं, अपना दिमाग बदलें और उन्हें वापस रोल करना चाहते हैं।

देखें कि आपके Google डॉक को किसने साझा किया है

आप यह भी देख सकते हैं कि आपके Google डॉक को किसने और कब शेयर किया है। आप साझाकरण सेटिंग भी देख सकते हैं ताकि आप अपने दस्तावेज़ तक बेहतर पहुँच प्राप्त कर सकें।

1. Google ड्राइव खोलें और शीर्ष दाईं ओर गोल 'i' आइकन चुनें
2. दाईं ओर दिखाई देने वाले स्लाइडर से गतिविधि का चयन करें

आपको यह देखना चाहिए कि डॉक है या साझा किया गया है, जिसने आखिरी बार दस्तावेज़ को संपादित किया था और उस पर अंतिम कार्रवाई कब की गई थी। यह संक्षिप्त है लेकिन आपको बताता है कि आपको क्या जानना चाहिए।

आप शेयर का चयन करके दस्तावेज़ के भीतर से भी देख सकते हैं। पॉपअप विंडो में व्यक्तियों के नाम दिखाई देंगे। यदि कई लोग हैं, तो एक नाम चुनें और सभी नामों की सूची दिखाई देगी।

यह देखने के लिए कि आपके Google डॉक्टर को किसने देखा, इसे बदला, इसे साझा किया या किसी भी तरह से इसके साथ सहभागिता की। यह केवल जी सूट और Google डॉक्स के लिए काम करता है जो संगठनों और व्यक्तियों के लिए पंजीकृत नहीं है, लेकिन यह काम करता है!