व्यवसाय या व्यक्तिगत उपयोग के लिए, आउटलुक का कैलेंडर सबसे प्रभावी समय प्रबंधन उपकरण हो सकता है। आप आसानी से अपने शेड्यूल को दूसरों के साथ व्यवस्थित और साझा कर सकते हैं, और समय सीमा समाप्त होने पर आप यह सुनिश्चित करने के लिए अन्य लोगों के कैलेंडर देख सकते हैं कि आप सभी एक ही पृष्ठ पर हैं।
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आउटलुक में कई विशेषताएं हैं जो सहयोग को आसान बनाती हैं, लेकिन यह इसे सही नहीं बनाती हैं। यदि आप सोच रहे हैं कि आपका कैलेंडर कौन देख रहा है, तो आप कुछ सीमाओं पर ठोकर खा सकते हैं।
क्या आप देख सकते हैं कि आपके कैलेंडर को किसने देखा है?
इस सवाल का जवाब "हाँ और नहीं" है। हालांकि यह सुविधा कुछ हद तक उपलब्ध है, यह वास्तव में आपको आवश्यक सभी जानकारी प्रदान नहीं करता है।
जब तक आप एक कैलेंडर व्यवस्थापक नहीं हैं, तब तक यह देखने का कोई तरीका नहीं है कि आपके कैलेंडर को किसने देखा है। और यदि आप एक व्यवस्थापक हैं, तो केवल एक चीज जिसे आप देख सकते हैं वह अंतिम खाता है जो इसमें लॉग इन किया है। जैसे ही एक और खाता कैलेंडर में दिखता है, पिछला एक अदृश्य हो जाता है, इसलिए जिन लोगों ने इसे देखा है, उनकी पूरी सूची देखने का कोई तरीका नहीं है।
इस के लिए निकटतम बात यह जांचना है कि कौन आपका कैलेंडर देखने में सक्षम है। आप इसे Share> Calendar अनुमतियाँ पर जाकर कर सकते हैं। आपको उन लोगों की पूरी सूची दिखाई देगी, जिनके पास आपके कैलेंडर तक पहुँच और पहुँच का प्रकार है।
आपका कैलेंडर दूसरों की तरह क्या दिखता है?
आपके कैलेंडर को देखने का तरीका अन्य लोगों की जानकारी पर निर्भर करेगा जो आप उनके साथ साझा करने का निर्णय लेते हैं। जब तक आप अपनी गतिविधि का विवरण साझा करने का निर्णय नहीं लेते हैं, तब तक केवल एक ही चीज वे देख पाएंगे, चाहे आप स्वतंत्र हों या व्यस्त हों।
यदि आप अपने कैलेंडर को अन्य लोगों के साथ साझा करने का निर्णय लेते हैं, तो वे आपकी नियुक्तियों के सभी विवरण देख पाएंगे। यदि आप कुछ विवरणों तक पहुंच को सीमित करना चाहते हैं, तो आप विशिष्ट नियुक्तियों को निजी पर सेट कर सकते हैं।
कैलेंडर साझा करते समय, आप विभिन्न एक्सेस अनुमतियों का चयन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप पूर्ण विवरण का चयन करते हैं, तो लोग उस विषय, समय, स्थान और कैलेंडर में पोस्ट किए गए किसी भी नोट्स और विवरण को देखेंगे।
दूसरी ओर, लिमिटेड विवरण केवल विषय, समय और स्थान दिखाएगा।
अपने आप से, आप संपादकों और प्रतिनिधियों को असाइन कर सकते हैं जो आपके कैलेंडर को संपादित कर सकते हैं। प्रतिनिधि विभिन्न विवरण साझा करने के साथ-साथ अनुरोधों को भेजने और जवाब देने के लिए आपकी ओर से कार्य कर सकते हैं।
अन्य लोगों के कैलेंडर कैसे खोलें?
आउटलुक में अन्य लोगों के कैलेंडर देखना काफी आसान है और इसे कुछ क्लिकों में नहीं किया जा सकता है। यहाँ आपको क्या करना है:
- Outlook में कैलेंडर पृष्ठ से, Open Calendar> Open Shared Calendar पर जाएं ।
- आपको उन लोगों के नाम दिखाते हुए एक पॉप-अप विंडो मिलेगी, जिनका कैलेंडर आपके लिए उपलब्ध है। नाम पर क्लिक करें … और फिर सूची में से एक नाम चुनें।
आपकी पहुंच की अनुमति के आधार पर, आप विभिन्न जानकारी देख पाएंगे। यह आपकी स्क्रीन के दाईं ओर दिखाई देगा, और आप 30 कैलेंडरों को एक साथ देख सकते हैं।
कैलेंडर एक्सेस को कैसे डेलिगेट करें?
यदि आप छुट्टी लेने की योजना बनाते हैं या यदि आप किसी और कारण से अपने कैलेंडर को प्रबंधित करना चाहते हैं, तो आप एक प्रतिनिधि को नामित करके ऐसा कर सकते हैं। जैसा कि उल्लेख किया गया है, प्रतिनिधि प्रबंधक की ओर से बैठक के अनुरोधों को भेज और स्वीकार कर सकते हैं और एक दस्तावेज़ के भीतर विभिन्न मदों को संपादित कर सकते हैं।
यहां बताया गया है कि किसी को अपने अधीनस्थ के रूप में कैसे जाने दें:
- कैलेंडर दृश्य से, फ़ाइल> खाता सेटिंग पर जाएं, फिर डेलिगेट एक्सेस चुनें ।
- Add पर क्लिक करें और फिर सूची में से एक नाम चुनें या इसे टाइप करें। नाम पर क्लिक करें और Add पर जाएँ ।
- प्रतिनिधि अनुमतियाँ मेनू में, अपने प्रतिनिधि संपादक की अनुमति दें। एक और चीज़ जो आप कर सकते हैं वह है डायलॉग बॉक्स को बंद करें और निम्न विकल्पों में से एक चुनें:
- मेरे प्रतिनिधि केवल, लेकिन मुझसे अनुरोधों और प्रतिक्रियाओं की एक प्रति भेजते हैं।
- मेरे प्रतिनिधि ही।
यह आपके कैलेंडर में किसी अन्य उपयोगकर्ता को पूर्ण एक्सेस देगा, और आप वह सब कुछ देख पाएंगे जो आपके शेड्यूल के साथ हो रहा है।
अपने समय का प्रबंधन करें
विकल्पों की एक भीड़ है जो आपको आउटलुक के साथ प्रभावी ढंग से अपना समय प्रबंधन करने देती है। इसके अलावा, आप अपने टीम के सदस्यों के साथ अपने कार्यक्रम को साझा कर सकते हैं और उनकी देखरेख कर सकते हैं। आप सभी प्रकार की परियोजनाओं को व्यवस्थित कर सकते हैं और प्रगति का ट्रैक रख सकते हैं।
क्या आउटलुक के बारे में कुछ और है जिसे आप जानना चाहते हैं? नीचे दिए गए टिप्पणियों में अपने सुझाव साझा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
