यदि आप व्यवसाय के लिए या किसी संगठन के लिए Google शीट्स का उपयोग करते हैं, तो संपत्तियों को लॉक करना या उनकी सुरक्षा करना प्रमुख है। आकस्मिक संशोधन या विलोपन, दुर्भावनापूर्ण परिवर्तन या सामान्य शरारतें या त्रुटियां सभी आपको अपना काम खोने का कारण बन सकती हैं और जबकि Google इसका एक बैकअप रखता है, यह अभी भी समय बर्बाद है। यदि आप विशिष्ट कक्षों के लिए संपादन प्रतिबंधित करना चाहते हैं या Google पत्रक के अन्य पहलुओं की रक्षा करना चाहते हैं, तो यह ट्यूटोरियल आपके लिए है।
Google शीट्स में आज की तारीख को दिखाने के लिए हमारा लेख भी देखें
Google शीट्स एक्सेल के बराबर है और क्लाउड में कुछ बुनियादी लेकिन अभी भी शक्तिशाली स्प्रेडशीट टूल प्रदान करता है। मैं Google शीट और डॉक्स का उपयोग करता हूं। जबकि देखने के लिए कुछ भी नहीं है, उनके पास उत्पादकता के लिए आवश्यक सभी आवश्यक उपकरण हैं। हो सकता है कि वे ऑफिस की तरह गहराई से न हों या कई कार्यों में सक्षम हों, लेकिन जब तक आप एक अकाउंटेंट या प्रोजेक्ट मैनेजर नहीं होते हैं, तब तक आप आधे टूल का उपयोग नहीं करेंगे, जो वैसे भी ऑफिस के साथ आते हैं।
Google शीट्स में आपके काम की सुरक्षा के लिए कुछ तरीके हैं। मैं आपको उनमें से कुछ दिखाऊंगा।
Google शीट में सेल को लॉक करें
Google पत्रक में विशिष्ट कक्षों के लिए संपादन प्रतिबंधित करने के लिए, आप उन्हें लॉक करते हैं। इस तरह, केवल आप या कोई व्यक्ति जो आप अनुमोदित सूची में जोड़ते हैं, उन कक्षों को संशोधित कर सकते हैं। सभी लोग उन्हें देखने और देखने की अनुमति देते हैं लेकिन उन्हें संशोधित नहीं करते हैं। यह नियंत्रित करने का एक व्यावहारिक तरीका है कि आपके दस्तावेज़ों के साथ कौन क्या करता है।
ऐसा करने के दो मुख्य तरीके हैं। आप कक्षों का चयन कर सकते हैं और उन्हें लॉक कर सकते हैं या पूरी शीट का चयन कर सकते हैं और अपवाद जोड़ सकते हैं। मैं आपको यहां पहली विधि और एक मिनट में अपवाद विधि दिखाऊंगा।
- अपनी शीट खोलें और उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिन्हें आप लॉक करना चाहते हैं।
- डेटा और संरक्षित शीट्स और रेंज का चयन करें। दाईं ओर एक मेनू बार दिखाई देगा।
- लॉक को एक सार्थक नाम दें और सेट अनुमतियाँ चुनें।
- प्रतिबंध का चयन करें जो इस सीमा को संपादित कर सकता है और इसे केवल आप तक सेट कर सकता है या कस्टम विकल्प से अन्य को जोड़ सकता है।
- एक बार समाप्त हो गया का चयन करें।
आप अपने Gmail पते के साथ अन्य लोगों को जोड़ सकते हैं या एक सूची से चयन कर सकते हैं कि आपके पास Google शीट कैसे सेट अप है। एक बार हो जाने के बाद, आपके द्वारा बताई गई कोशिकाएं किसी के लिए भी लॉक हो जाएंगी लेकिन आप किसको अनुमति देंगे। ताला अदृश्य है जब तक कोई इसे संशोधित करने की कोशिश नहीं करता है जो सूची में नहीं है।
यदि आप कोशिकाओं को पूरी तरह से बंद नहीं करना चाहते हैं, तो आप इसके बजाय चेतावनी संदेश प्रदर्शित कर सकते हैं। यह आपको संपादक को सचेत करने की अनुमति देता है कि वे जिस सेल को संपादित करने वाले हैं, वे महत्वपूर्ण हैं और अतिरिक्त सावधानी बरतने के लिए हैं।
- अपनी शीट खोलें और उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिन्हें आप लॉक करना चाहते हैं।
- डेटा और संरक्षित शीट्स और रेंज का चयन करें। दाईं ओर एक मेनू बार दिखाई देगा।
- लॉक को एक नाम दें और सेट अनुमतियाँ चुनें।
- इस श्रेणी को संपादित करते समय एक चेतावनी दिखाएँ का चयन करें।
- संपन्न का चयन करें।
इस सेटिंग के साथ, संरक्षित सेल को संपादित करने के बारे में कोई भी एक पॉपअप चेतावनी उन्हें 'हेड्स अप' बताते हुए देखेगा! आप इस शीट के उस हिस्से को संपादित करने का प्रयास कर रहे हैं जिसे गलती से नहीं बदला जाना चाहिए। वैसे भी संपादित करें? ' यह सुनिश्चित करने के लिए एक विशिष्ट ओके बटन भी है कि संपादक वास्तव में सेल को बदलना चाहता है। यह याद दिलाने के लिए उपयोगी है कि आप अपनी शीट को संपादित करने के लिए भरोसा करते हैं कि उन विशेष कोशिकाओं को अतिरिक्त देखभाल की आवश्यकता होती है।
संपूर्ण Google शीट लॉक करें
यदि कक्षों को लॉक करना पर्याप्त नहीं है, तो आप संपूर्ण Google शीट को केवल सभी के लिए पढ़ा जा सकता है, लेकिन स्वीकृत उपयोगकर्ताओं को लॉक कर सकते हैं। यह ऊपर की समान प्रक्रिया का अनुसरण करता है लेकिन विशिष्ट कोशिकाओं के बजाय पूरी शीट को अछूत बना देता है। यदि आप अपनी शीट को प्रस्तुत या साझा कर रहे हैं और यह नहीं चाहते हैं कि यह चारों ओर गड़बड़ है, तो यह है कि आप इसे कैसे बचाते हैं।
- वह शीट खोलें जिसे आप लॉक करना चाहते हैं।
- डेटा और संरक्षित शीट्स और रेंज का चयन करें। दाईं ओर एक मेनू बार दिखाई देगा।
- रेंज के बजाय शीट टॉगल का चयन करें।
- एक से अधिक होने पर रेडियो बटन के साथ विशिष्ट शीट का चयन करें।
- सेट अनुमतियाँ चुनें और उन उपयोगकर्ताओं को जोड़ सकते हैं जो संपादित कर सकते हैं।
- संपन्न का चयन करें।
आप लॉकिंग या चेतावनी के संबंध में सेल लॉकिंग के समान व्यवस्था का उपयोग कर सकते हैं। यह ऊपर के समान सेटअप का उपयोग करता है इसलिए मैं इसे दोहराकर आपको बोर नहीं करूंगा।
एक बंद शीट में सेल अपवाद जोड़ना
मैंने ऊपर उल्लेख किया है कि कोशिकाओं को बंद करने का एक दूसरा तरीका है और वह पूरी शीट को लॉक करना है लेकिन एक अपवाद के रूप में कोशिकाओं को जोड़ना है। यदि आपके पास एक बड़ी शीट है और लॉक करने के लिए केवल एक या कुछ सेल हैं, तो यह करने का सबसे सरल तरीका हो सकता है। ऐसे:
- संपूर्ण Google शीट को लॉक करने के लिए ऊपर की प्रक्रिया का पालन करें लेकिन चरण 6 से पहले रोक दें।
- शीट चयनकर्ता के नीचे कुछ कोशिकाओं को छोड़कर चयन करें।
- उन कोशिकाओं को जोड़ें जिन्हें आप बॉक्स के नीचे संपादन योग्य बने रहना चाहते हैं। तब तक जारी रखें जब तक कि सभी कोशिकाएं शामिल न हों।
- सेट अनुमतियां चुनें और वहां से आगे बढ़ें।
आप एक समूह का चयन करके अलग-अलग रेंज जोड़ सकते हैं और फिर नीचे एक और रेंज जोड़ें लिंक का चयन कर सकते हैं। अपनी शीट को पूरी तरह से सुरक्षित करने के लिए आप उतना ही दोहरा सकते हैं जितना व्यावहारिक हो।
