यदि आप वेबसाइटों, या अन्य दस्तावेज़ों से डेटा को अपने स्प्रैडशीट में कॉपी और पेस्ट करते हैं तो एक्सेल सेल में बहुत सारे खाली स्थान शामिल हो सकते हैं। बेशक, आप आवश्यकतानुसार रिक्त रिक्ति को हटाने के लिए प्रत्येक सेल को मैन्युअल रूप से संपादित कर सकते हैं। हालाँकि, यदि थोड़ी-बहुत कोशिकाएँ हैं जिनमें खाली खाली स्थान शामिल हैं, तो इसमें कुछ समय लग सकता है। एक्सेल के कुछ कार्यों और उपकरणों के साथ कोशिकाओं में अंतर को दूर करना बेहतर है। यह है कि आप TRIM, SUBSTITUTE, फाइंड एंड रिप्लेसमेंट टूल और कुटूल ऐड-ऑन के साथ एक्सेल स्प्रेडशीट में स्पेस को कैसे हटा सकते हैं।
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TRIM फ़ंक्शन
TRIM एक एक्सेल फंक्शन है जो टेक्स्ट स्पेस से अधिकांश रिक्ति को सिंगल स्पेस को छोड़कर हटाता है। तो यह कोशिकाओं में सभी अग्रणी और अनुगामी रिक्त स्थान को हटाने के लिए एक अच्छा कार्य है। हालाँकि, यह गैर-ब्रेकिंग स्पेस कैरेक्टर () के साथ काम नहीं करता है।
एक उदाहरण के रूप में, एक खाली एक्सेल स्प्रेडशीट खोलें और सेल B2 में '5634 525626' दर्ज करें जिसमें दो प्रमुख स्थान, संख्याओं के बीच तीन स्थान और अंत में दो अनुगामी स्थान हों। इसके बाद सेल C2 पर क्लिक करें और इन्सर्ट फंक्शन विंडो को खोलने के लिए fx बटन दबाएँ। TRIM चुनें और नीचे दी गई विंडो खोलने के लिए ओके दबाएं।
टेक्स्ट फ़ील्ड के सेल संदर्भ बटन को दबाएं और बी 2 चुनें। विंडो को बंद करने के लिए ओके बटन दबाएं। यह सभी प्रमुख और अनुगामी रिक्त स्थान और संख्याओं के बीच के दो रिक्त स्थान को निकाल देगा।
कई कॉलम कोशिकाओं में रिक्ति को हटाने के लिए, आप TRIM फ़ंक्शन को आसन्न कोशिकाओं में कॉपी कर सकते हैं। सबसे पहले, C2 का चयन करें और Ctrl + C हॉटकी दबाएं। फिर आपको सी 2 के निचले दाएं कोने को बाएं-क्लिक करना चाहिए, और नीचे दिए गए फ़ंक्शन को कॉपी करने के लिए अन्य कोशिकाओं पर आयत खींचें।
SUBSTITUTE फ़ंक्शन
SUBSTITUTE एक बेहतर कार्य है, यदि आपको कक्षों से सभी रिक्ति को हटाने की आवश्यकता है। यह फ़ंक्शन वैकल्पिक डेटा के साथ पाठ या संख्यात्मक मानों की जगह लेता है, लेकिन आप इसके साथ सभी खाली रिक्ति को भी हटा सकते हैं। SUBSTITUTE सिंटैक्स है: SUBSTITUTE (टेक्स्ट, old_text, new_text, ) ।
अपनी स्प्रेडशीट में SUBSTITUTE जोड़ने के लिए, सेल D2 चुनें और fx बटन दबाएँ। फ़ंक्शन फ़ंक्शन विंडो से SUBSTITUTE चुनें। सीधे नीचे विंडो खोलने के लिए ओके दबाएं।
टेक्स्ट फ़ील्ड के सेल संदर्भ बटन को दबाएं। उस सेल का चयन करें जिसे आपने 5634 525626 में दर्ज किया था, जो बी 2 था। फिर इनपुट "" Old_text बॉक्स में और इनपुट "" New_text बॉक्स में जैसा कि नीचे दिए गए शॉट में दिखाया गया है।
अब स्प्रैडशीट में फ़ंक्शन जोड़ने के लिए ओके बटन दबाएं। जो नीचे सेल B2 में पाठ से सभी रिक्ति को हटा देगा। आप फ़ंक्शन को अन्य कक्षों में TRIM के समान ही कॉपी कर सकते हैं।
उपकरण ढूंढें और बदलें
ढूँढें और बदलें एक उपकरण है जो SUBSTITUTE फ़ंक्शन के समान है। यह कोशिकाओं में पाठ को खोजता है और प्रतिस्थापित करता है। आप टूल के साथ चयनित सेल की एक सीमा के भीतर टेक्स्ट के बीच लीडिंग, ट्रेलिंग और अतिरिक्त रिक्ति को भी हटा सकते हैं। लाभ ढूंढें और बदलें टूल यह है कि आप फ़ंक्शंस के लिए अतिरिक्त स्प्रेडशीट कॉलम को जोड़े बिना कोशिकाओं से सीधे रिक्त स्थान को हटा सकते हैं।
सबसे पहले, सेल B3 में दो प्रमुख और दो अनुगामी रिक्त स्थान और मानों के बीच तीन स्थानों के साथ '435 789' संख्याओं को इनपुट करें। B3 का चयन करें और सीधे दिखाए गए विंडो को बदलें और बदलने के लिए Ctrl + H हॉटकी दबाएं। आमतौर पर, आप यह पता लगाने के लिए टेक्स्ट दर्ज करें कि क्या बॉक्स खोजें और फिर रिप्लेसमेंट इन रिप्लेसमेंट से इनपुट करें। चयनित सेल से रिक्ति को हटाने के लिए, खोजें टेक्स्ट बॉक्स को दो बार स्पेस दबाएं।
बदलें सभी बटन दबाएँ। एक संवाद विंडो आपको सूचित करती है कि एक्सेल ने कुछ प्रतिस्थापन किए हैं। उस विंडो को बंद करने के लिए ओके दबाएं। अब B3 में दोनों नंबरों के बीच केवल एक स्थान शामिल होगा जिसमें कोई अग्रणी या अनुगामी अंतर नहीं होगा।
ढूँढें और बदलें उपकरण के साथ सभी सेल रिक्ति को मिटाने के लिए, फिर से B3 चुनें और Ctrl + H दबाएं। अब खोजें किस टेक्स्ट बॉक्स में एक स्थान दर्ज करें। फ़ील्ड के साथ बदलें किसी भी रिक्ति को शामिल नहीं करना चाहिए। जब आप सभी को दबाते हैं, तो B3 में एक शेष स्थान हटा देगा।
कुटूल के साथ रिक्त स्थान निकालें
कुटूल एक्सेल के सर्वश्रेष्ठ ऐड में से एक है, जो इस वेबसाइट पर $ 39 पर खुदरा बिक्री कर रहा है। कुटूल में सेल रिक्ति को हटाने के लिए एक निकालें स्पेस उपकरण भी शामिल है। यदि आपने वह ऐड-ऑन स्थापित किया है, तो रिक्ति को हटाने के लिए कक्षों की एक श्रृंखला का चयन करें। फिर एक्सेल, टेक्स्ट में कुटूल टैब पर क्लिक करें और मेनू से निकालें रिक्त स्थान चुनें। यह एक निकालें रिक्त स्थान विंडो खोलता है जिसमें से आप रिक्त स्थान को हटाने के लिए सभी रिक्त स्थान का चयन कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप अग्रणी, अनुगामी या अतिरिक्त रिक्ति को मिटाने के लिए विकल्पों का चयन भी कर सकते हैं।
इसलिए एक्सेल के साथ स्प्रेडशीट कोशिकाओं से रिक्ति को हटाने के लिए कुछ फ़ंक्शन, टूल और ऐड-ऑन हैं। वे निश्चित रूप से चिपके हुए सेल सामग्री से अंतरिक्ष स्वरूपण को हटाने के लिए काम में आएंगे। कोशिकाओं में अतिरिक्त रिक्त स्थान को हटाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, इस YouTube वीडियो को देखें।
