शेयरपॉइंट में दस्तावेजों को कैसे स्थानांतरित किया जाए

दस्तावेज़ों को प्रबंधित करना SharePoint में सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक है। व्यवसाय में, दस्तावेज़ अक्सर चीजों को विकसित कर रहे हैं। वे व्यवसाय के लिए OneDrive पर शुरू हो सकते हैं और संगठन की टीम साइट पर समाप्त हो सकते हैं। दस्तावेज़ अक्सर स्थानों को बदलते हैं, ताकि SharePoint में चल दस्तावेज़ के ins और बहिष्कार को जानना महत्वपूर्ण हो।

इसे करने के कई तरीके

त्वरित सम्पक

• इसे करने के कई तरीके
  • 1. फाइल एक्सप्लोरर
  • 2. पर जाएं / कॉपी करें
  • 3. कंटेंट और स्ट्रक्चर को मैनेज करें
  • 4. सामग्री आयोजक
  • 5. SharePoint प्रवासन उपकरण
  • 6. तृतीय-पक्ष उत्पाद
  • 7. कस्टम समाधान
• अपना तरीका चुनें

SharePoint में काम करने वाले सभी लोग जानते हैं कि किसी विशेष कार्य को करने के कई तरीके हैं। चल दस्तावेजों कोई अपवाद नहीं है। चाहे आप फ़ाइल एक्सप्लोरर या माइग्रेशन टूल का उपयोग कर समाप्त होते हैं, कई कारकों पर निर्भर करता है, जैसे कि स्थानांतरित किए गए दस्तावेज़ों की संख्या, संस्करण इतिहास प्रतिधारण का महत्व, मेटाडेटा, और बहुत कुछ।

1. फाइल एक्सप्लोरर

फ़ाइल एक्सप्लोरर का उपयोग करके एक दस्तावेज़ को स्थानांतरित करने के लिए, लक्ष्य और स्रोत दस्तावेज़ लाइब्रेरी दोनों खोलें (यदि यह एक ही साइट है तो कोई फर्क नहीं पड़ता)। ड्रॉप-डाउन मेनू में फ़ाइल एक्सप्लोरर का चयन करें। यह पुस्तकालयों में से प्रत्येक के लिए एक एक्सप्लोरर दृश्य खोलता है। दो एक्सप्लोरर विचारों के बीच आइटम ले जाने के लिए ड्रैग - एंड - ड्रॉप का उपयोग करें।

यदि आप स्रोत और लक्ष्य स्थानों दोनों ने सामग्री प्रकारों को परिभाषित किया है, तो आप फ़ोल्डर्स और फ़ाइलों को स्थानांतरित कर सकते हैं और सामग्री प्रकारों को बनाए रख सकते हैं। यह विधि कस्टम मेटाडेटा को भी बनाए रखती है यदि स्रोत और लक्ष्य दोनों स्थानों को एक ही मेटाडेटा का उपयोग करके परिभाषित किया जाता है।

हालाँकि, प्रक्रिया मैनुअल है और यह एक मूव से अधिक कॉपी है, जिसका अर्थ है कि आपको स्थानांतरित करने के बाद सोर्स आइटम हटाना होगा। यह संस्करण इतिहास या बनाए, बनाए, संशोधित और गुणों द्वारा संशोधित नहीं करता है।

2. पर जाएं / कॉपी करें

यद्यपि उपयोगी और सरल, कमांड टू मूव और कॉपी केवल SharePoint ऑनलाइन पर उपलब्ध हैं। यह विकल्प आपको व्यवसाय या SharePoint के लिए OneDrive से SharePoint या OneDrive में किसी गंतव्य पर दस्तावेज़ ले जाने की अनुमति देता है। फ़ाइल का चयन करें और दोनों कमांड्स में से किसी एक पर क्लिक करें। मूव टू ऑप्शन आपके दस्तावेज़ को मेटाडेटा और संस्करण इतिहास सुरक्षा के साथ एक ही फ़ोल्डर में किसी अन्य लाइब्रेरी या किसी अन्य साइट पर ले जाएगा।

यह विधि अंत उपयोगकर्ताओं के लिए एकदम सही है, क्योंकि यह सरल और सीधा है। यह आपको फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को कॉपी और स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। सबसे अच्छी बात यह है कि यह सामग्री प्रकार, कस्टम मेटाडेटा संस्करण इतिहास और गुणों द्वारा बनाए गए, बनाए, संशोधित और संशोधित किए गए गुणों को बनाए रखता है। हालाँकि, आदेश की प्रतिलिपि केवल सबसे हालिया संस्करण को बनाए रखती है - मुख्य नकारात्मक पक्ष यह तथ्य है कि यह विधि SharePoint ऑनलाइन के लिए अनन्य है।

3. कंटेंट और स्ट्रक्चर को मैनेज करें

यदि आप SharePoint सर्वर के प्रकाशन अवसंरचना सुविधा को सक्षम करते हैं, तो आप साइट व्यवस्थापन पर जाते समय सामग्री और संरचना लिंक प्रबंधित कर सकते हैं। इस सुविधा का उपयोग करके, आप दस्तावेज़ों को स्थानांतरित / कॉपी कर सकते हैं। यह सबसे अच्छे हैक में से एक है जो आपको संस्करण इतिहास को बनाए रखने के साथ-साथ कई दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने में मदद करेगा, निर्मित, संशोधित, और गुणों के साथ संशोधित किया जाएगा। इस पद्धति का उपयोग करके सामग्री प्रकार और मेटाडेटा को भी बनाए रखा जाता है।

हालाँकि, आपको प्रकाशन सुविधा चालू करनी होगी। फिर भी, आप कई फ़ोल्डर्स को स्थानांतरित नहीं कर पाएंगे। शायद इस पद्धति का सबसे बड़ा नकारात्मक पहलू यह है कि आपको इसका उपयोग करने के लिए एक साइट का मालिक होना चाहिए। ओह, और यह केवल एक ही साइट के भीतर काम करता है।

4. सामग्री आयोजक

बस सामग्री आयोजक सुविधा को सक्रिय करें और फिर उन रूटिंग नियमों का चयन करें जिन्हें आप उपयोग करना चाहते हैं और उस दस्तावेज़ को डालें जिसे आप ड्रॉप-ऑफ लाइब्रेरी में स्थानांतरित करना चाहते हैं। यह विधि आपको किसी अन्य साइट पर दस्तावेज़ स्थानांतरित करने की अनुमति भी देती है। इसे कॉन्फ़िगर करने में कुछ समय लगता है, लेकिन आपको इसे केवल एक बार करना होगा। यह सामग्री प्रकार और कस्टम मेटाडेटा को भी बनाए रखता है।

हालांकि यह संस्करण इतिहास को बरकरार नहीं रखता है और इसके लिए एक व्यवस्थापक की आवश्यकता होती है, लेकिन इसमें एक उपयोगी सुविधा है जो आपको अपने दस्तावेज़ को एक फ़ोल्डर में रूट करने की अनुमति देती है।

5. SharePoint प्रवासन उपकरण

Microsoft जानता है कि SharePoint में दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करना थोड़ा मुश्किल हो सकता है। यही कारण है कि कंपनी मुफ्त SharePoint माइग्रेशन टूल के साथ आई थी। यह उपकरण छोटे-से-बड़े पैमाने पर उन सभी चीज़ों को संभालता है जिनमें आपके SharePoint साइट से फ़ाइलें, फ़ोल्डर्स और यहां तक ​​कि सूचियाँ शामिल हो सकती हैं। आइटम को OneDrive या SharePoint पर ले जाया जाता है।

इस पद्धति का सबसे स्पष्ट लाभ बड़े प्रवासन को संभालने के लिए उपकरण की क्षमता है। यह बहुत ही अनुकूलन योग्य है और संस्करण इतिहास को बरकरार रखता है। हालांकि, यह 2013 से पहले SharePoint संस्करणों के साथ संगत नहीं है। इसके विपरीत, कुछ तृतीय-पक्ष माइग्रेशन उत्पाद काफी अधिक अनुकूलन योग्य हैं।

6. तृतीय-पक्ष उत्पाद

अधिकांश गुणवत्ता वाले तृतीय-पक्ष दस्तावेज़ माइग्रेशन उत्पाद मुफ़्त नहीं हैं, लेकिन वे बड़े पैमाने पर पलायन के लिए, विशेष रूप से काल्पनिक रूप से प्रदर्शन करते हैं। वे स्केलेबल और उच्च अनुकूलन योग्य होते हैं। इनमें से अधिकांश उत्पाद सामग्री प्रकार, मेटाडेटा, सभी गुण, और संस्करण इतिहास सहित सब कुछ बनाए रखने में सक्षम हैं।

दूसरी ओर, यह विधि पैसे खर्च करती है। जब आप इस तथ्य पर विचार करते हैं कि आप एक उपकरण के लिए भुगतान कर रहे हैं जो आपको दस्तावेजों को स्थानांतरित करने में मदद करेगा, तो आपको आश्चर्य होगा कि SharePoint पहले से ही उपयोगकर्ता के अनुकूल विकल्प के साथ क्यों नहीं आता है। यहां एक और नकारात्मक पक्ष यह है कि तीसरे पक्ष के उत्पादों को कॉन्फ़िगर करने और उन्हें चलाने के लिए एक व्यवस्थापक की आवश्यकता होती है।

7. कस्टम समाधान

अंत में, आप अपने स्वयं के कस्टम समाधान को विभिन्न तकनीकों जैसे REST API के माध्यम से कोड कर सकते हैं। अंतिम उपयोगकर्ता को कुछ भी रूट करने की आवश्यकता नहीं है, आप जितना चाहें उतना कस्टमाइज़ कर सकते हैं, और आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दस्तावेजों के भीतर सब कुछ बरकरार है। दूसरी ओर, आपको कोड को लिखने और कुछ समय लिखने और कोड को बनाए रखने में सक्षम होना होगा, जो विशेष रूप से उत्पाद अपडेट के समय के आसपास मुश्किल हो सकता है।

अपना तरीका चुनें

SharePoint में दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने के लिए और भी अधिक तरीके हैं, लेकिन ये आपकी अधिकांश आवश्यकताओं को कवर करते हैं। विचार करें कि आपको पहले क्या चाहिए, और जल्द ही आपको पता चल जाएगा कि प्रत्येक के लिए कौन सी विधि का उपयोग करना है।

आप इनमें से कौन सा तरीका पसंद करते हैं? क्या आपने एक से अधिक का उपयोग किया है? चर्चा करें।