Google डॉक्स आधुनिक युग में फाइलों और दस्तावेजों को प्रबंधित करने का एक क्रांतिकारी तरीका है। यह आपको इंटरनेट कनेक्शन के साथ किसी भी डिवाइस से जानकारी तक पहुंच प्रदान करते हुए विभिन्न उपयोगकर्ताओं के साथ तुरंत सहयोग करने की अनुमति देता है।
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हालाँकि, Google डॉक्स में काम करते समय - खासकर यदि आप हर दिन इन फाइलों का प्रबंधन कर रहे हैं - यह महत्वपूर्ण है कि आप अविश्वसनीय रूप से व्यवस्थित रहें। यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो आप महत्वपूर्ण डेटा खोने का जोखिम उठाते हैं और उन चीजों की खोज में समय बर्बाद करते हैं, जो आपको तुरंत मिल सकती थीं।
Google डॉक्स में संगठन की सहायता के लिए, आप फ़ोल्डर्स का उपयोग करना चाहते हैं। फ़ोल्डर महान हैं क्योंकि वे आपको एक डिजिटल सेगमेंट में विभिन्न विषय विचारों को समूह बनाने में मदद करते हैं। आप उन्हें कार्यस्थल, अवधारणा, श्रेणी और अन्य द्वारा व्यवस्थित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, Google डॉक्स वास्तव में अपने आप में फ़ोल्डर नहीं बना सकता है। इसके बजाय, आप वास्तव में उन्हें Google डिस्क के भीतर बना रहे हैं - एक प्रणाली जो सीधे अन्य Google सॉफ़्टवेयर में जुड़ती है। चिंता मत करो; प्रक्रिया अभी भी अविश्वसनीय रूप से सरल है।
इस गाइड में, हम आपको यह दिखाने जा रहे हैं कि अपने Google डॉक्स को व्यवस्थित करने के लिए Google डिस्क में एक फ़ोल्डर कैसे बनाया जाए।
गूगल ड्राइव में फोल्डर कैसे बनाये
Google डिस्क में एक फ़ोल्डर बनाने के लिए, आप अपना पसंदीदा ब्राउज़र खोलना चाहते हैं। फिर, Google ड्राइव पर नेविगेट करें, साइन इन करें, और आपके सामने आपकी सभी फ़ाइलों और दस्तावेजों तक पहुंच होगी।
यहां से, आप या तो अपने द्वारा पहले से रखे गए लोगों को व्यवस्थित करने या चुनने के लिए एक नया दस्तावेज़ बना सकते हैं।
दस्तावेज़ दस्तावेज़ संगठन में
यदि आप Google डॉक्स दस्तावेज़ में हैं, तो आप शीर्षक के आगे फ़ोल्डर कुंजी तक जा सकते हैं। वहां से, आपको एक नया फ़ोल्डर नाम देने या दस्तावेज़ को मौजूदा में जोड़ने का विकल्प दिया जाता है। यदि आप किसी मौजूदा को जोड़ना चाहते हैं, तो निर्दिष्ट फ़ोल्डर पर क्लिक करें और "मूव हियर" चुनें और दस्तावेज़ को डिजिटल होल्डिंग स्पेस में रखा जाएगा।
दस्तावेज़ संगठन के बाहर
जैसा कि आप जानते हैं, Google ड्राइव Google डॉक्स, Google शीट्स और Google स्लाइड का प्रबंधन करता है। यह आपको उन तीनों खंडों को व्यवस्थित करने और विचारों को एक में व्यवस्थित करने में सक्षम बनाता है।
जब आप Google ड्राइव में होते हैं, लेकिन किसी विशेष दस्तावेज़ में नहीं होते हैं, तो आप अपनी सभी फ़ाइलों की सूची में शामिल होने जा रहे हैं। उन्हें व्यवस्थित करने के लिए, ऊपर बाईं ओर जाएं और "नया" बटन चुनें। उस ड्रॉप-डाउन सूची से, "फ़ोल्डर" खंड पर स्क्रॉल करें, और एक नया दिखाई देगा। फ़ोल्डर को नाम दें, और यह आपके दस्तावेजों की सूची में दिखाई देगा।
सूची फ़ोल्डर को फ़ाइलों की तुलना में अधिक ऊपर रखती है, इसलिए इसे ध्यान में रखें। इस मेनू में, आपके पास संगठन के लिए कुछ अलग विकल्प हैं। आप अपने डेटा को फ़ोल्डर्स के ऊपर खींच सकते हैं, और यह उन्हें वहां रखेगा। या, आप किसी फ़ाइल को राइट-क्लिक कर सकते हैं और "मूव-टू" का चयन कर सकते हैं और यह उन फ़ोल्डरों की सूची प्रदान करेगा जिन्हें आप दस्तावेज़ में स्थानांतरित कर सकते हैं।
दोनों अविश्वसनीय रूप से त्वरित हैं, और प्रत्येक तरीका ठीक वही करेगा जो आपको करने की आवश्यकता है: अपनी फ़ाइलों और दस्तावेजों को व्यवस्थित करें।
फोल्डर्स का प्रबंधन
एक बार जब आप अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित कर लेते हैं, तो आप एक नया स्तर दर्ज कर सकते हैं: फ़ोल्डर्स को व्यवस्थित करना।
आप फ़ोल्डरों को कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं, उन्हें उप-फ़ोल्डर्स में स्थानांतरित कर सकते हैं, उन्हें हटा सकते हैं, और बहुत कुछ कर सकते हैं। किसी फ़ोल्डर को प्रबंधित करने के लिए, सूची में केवल उस पर राइट-क्लिक करें और परिणामी ड्रॉप-डाउन बॉक्स में से जो भी आप चाहें, चुनें।
फ़ोल्डर अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ दस्तावेज़ों के समूह साझा करना भी आसान बनाते हैं। प्रत्येक फ़ाइल को स्वयं साझा करने के बजाय, आप विभिन्न दस्तावेज़ों को ढेर करने के लिए एक फ़ोल्डर बना सकते हैं और दूसरों को इसे प्रबंधित करने की अनुमति दे सकते हैं। उस लिंक को साझा करके, एक्सेस वाले उपयोगकर्ता नए दस्तावेज़ों को अपलोड कर सकते हैं, दूसरों को एक्सेस कर सकते हैं, और वास्तविक समय में और भी सभी। अब आपको किसी दस्तावेज़ को अपलोड करने के लिए इंतजार नहीं करना पड़ेगा और फिर उस समय के सभी इंतजार करने के बाद इसे मैन्युअल रूप से साझा करना होगा - लगातार Google ड्राइव के साथ एक आम शिकायत।
बाहरी क्षमताएं
आप अन्य एप्लिकेशन जैसे व्यवसाय चैट ऐप, स्लैक या प्रबंधन ऐप, Airtable में भी ड्राइव फ़ोल्डर खोल सकते हैं। फ़ोल्डर में अलग-अलग रंग भी हो सकते हैं, और आप उन्हें और भी आसान एक्सेस के लिए स्टार कर सकते हैं। आपकी Google डिस्क फ़ाइलों को व्यवस्थित करने की संभावनाएँ अनंत हैं।
अब जब आप अपनी Google ड्राइव फ़ाइलों को व्यवस्थित करना जानते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप कुछ समय बिता रहे हैं ताकि आपके लिए सबसे अच्छी प्रक्रिया का पता चल सके। कुछ लोग हर चीज के लिए अलग-अलग फोल्डर पसंद करते हैं, जबकि अन्य बड़े समूहों को एक फोल्डर में रखना पसंद करते हैं। किसी भी तरह से, Google डिस्क की शानदार संगठन प्रणाली आपको विभिन्न दस्तावेजों और फ़ाइलों की खोज में समय बिताने के बजाय अपने काम को आगे बढ़ाने के लिए उपकरण प्रदान करेगी।
