Microsoft एक्सेल ने कई वर्षों तक स्प्रेडशीट बाजार में अपना वर्चस्व कायम रखा है। व्यवसाय और घर उपयोगकर्ता दोनों अपने डेटा को व्यवस्थित और विश्लेषण करने के लिए एक्सेल पर निर्भर हैं। चाहे चेक लिस्ट, बजट और वित्तीय रिकॉर्ड, ग्राफ़ या किसी अन्य प्रकार के डेटासेट के लिए, एक्सेल आपकी जानकारी को व्यवस्थित करना आसान बनाता है। कम कीमतों पर विकल्प थे, और यहां तक कि कुछ मामलों में मुफ्त में भी - लेकिन अगर आप सबसे शक्तिशाली स्प्रेडशीट प्रोग्राम की कल्पना करना चाहते थे, तो आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग करना चाहेंगे।
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2006 में, हालांकि, एक और विकल्प बनने लगा। जब Google ने टेक्स्ट, स्प्रेडशीट और प्रस्तुतियों के लिए अपने वेब-आधारित कार्यालय सुइट के हिस्से के रूप में शीट्स को रोल आउट किया। विकास प्रक्रिया वर्षों तक जारी रही, और अब शीट्स - जबकि अभी भी एक्सेल के लिए पाउंड-फॉर-पाउंड मैच नहीं है - एक्सेल के मानक कार्यक्षमता का एक बड़ा प्रतिशत है। चादरें अपने उपयोगकर्ताओं को खरीदने के लिए सैकड़ों डॉलर खर्च नहीं करती हैं - वास्तव में, यह पूरी तरह से मुफ्त है। हालांकि यह एक संपूर्ण उत्पाद नहीं है, लेकिन ठोस, उपभोक्ता-स्तरीय स्प्रेडशीट टूल की तलाश करने वाले किसी व्यक्ति को वास्तव में Google शीट्स की तुलना में दूर नहीं देखना पड़ता है। शीट्स वह सब कुछ नहीं कर सकती हैं जो एक्सेल कर सकता है, लेकिन ऑड्स हैं कि एक्सेल में जो कुछ भी हो सकता है उसे करने के लिए आपको वास्तव में इसकी आवश्यकता नहीं है। यदि शीट्स आपको वह सब कुछ करने की ज़रूरत है जो आपको करने की ज़रूरत है, तो आपको एक्सेल खरीदने की ज़रूरत नहीं है।
हालाँकि, सच्चाई यह है कि शीट्स की अभी भी कई सीमाएँ हैं और कुछ चीजें जो एक्सेल में तुच्छ हैं, शीट्स में थोड़ी अधिक हैं। आप संभवतः एक ऐसी समस्या में भाग लेंगे जहाँ आप गलती से अपनी स्प्रेडशीट में डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ जोड़ सकते हैं। आखिरकार, जितना अधिक डेटा आप जोड़ते हैं, उतनी ही अधिक संभावना है कि आप गलती से डुप्लिकेट किए गए डेटा को एक स्प्रेडशीट में सम्मिलित कर सकते हैं, जो आपके द्वारा एक साथ डालने के लिए इतनी मेहनत कर रहे डेटासेट को फेंक सकता है। यह काफी बुरा है, लेकिन सबसे खराब हिस्सा बाद में आता है जब आप अपने काम को देखने की कोशिश कर रहे होते हैं। चूंकि स्प्रेडशीट लम्बे दस्तावेज़ हो सकते हैं, इसलिए डुप्लिकेट को स्पॉट करना और हटाना मुश्किल हो जाता है क्योंकि समय के साथ आपके काम में गणना की त्रुटियों के लिए एक स्पष्ट स्रोत के बिना, जहां से समस्या आ रही है।
सौभाग्य से, हमने Google शीट्स के अंदर डुप्लिकेट को उजागर करने के लिए कई अलग-अलग तरीकों को पाया है। यह महत्वपूर्ण है कि हमारी पद्धति स्वचालित रूप से डुप्लिकेट जानकारी को न हटाए, क्योंकि सभी डुप्लिकेट त्रुटियां नहीं हैं। लेकिन अगर यह सिर्फ हाइलाइट किया गया है, तो आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि पूरे स्प्रैडशीट के माध्यम से कंघी करने की आवश्यकता के बिना किन लोगों को स्वयं वहां होने की आवश्यकता नहीं है।, मैं आपको शीट्स में डुप्लिकेट डेटा को हाइलाइट करने या हटाने के लिए कुछ अलग तरीके दिखाने जा रहा हूं।
चूंकि हम चाहते हैं कि Google पत्रक हमारे लिए हमारी जानकारी को स्वचालित रूप से हाइलाइट करें, इसलिए हम शीट्स को आगे और विशिष्ट, अद्वितीय जानकारी को हाइलाइट करने के लिए बताने के लिए एक सूत्र का उपयोग करेंगे। शीट्स को कॉपी की गई जानकारी को उजागर करने के लिए मजबूर करने के लिए वास्तव में दो तरीके हैं: पहला मैन्युअल पुष्टि के लिए सभी डुप्लिकेट की गई जानकारी को हाइलाइट करता है, जबकि दूसरा एक चयनित कॉलम में अद्वितीय कोशिकाओं को कॉपी करेगा, जिससे आप मतभेदों की जांच कर सकते हैं और जहां आवश्यक हो हटा सकते हैं।
विधि 1: हाइलाइट डुप्लिकेट रंग का उपयोग कर
जहाँ तक आपके स्प्रैडशीट में त्रुटियों की पहचान करने में सक्षम होने के कारण, रंग हाइलाइट्स का उपयोग करके किसी भी जानकारी को गलत तरीके से उजागर करने के लिए, जो स्पष्ट रूप से इनपुट की गई है, जाने के लिए सबसे स्पष्ट, सबसे स्पष्ट तरीका है। जानकारी को हाइलाइट करके, गलतियों को बहुत तेज़ी से पहचानना आसान है, क्योंकि आप केवल उस सामग्री की सूची को चला सकते हैं जिसे आपको पहचानने की आवश्यकता है। हम अपनी डुप्लिकेट सामग्री की पहचान करने के लिए इस चरण में एक लाल हाइलाइट का उपयोग कर रहे हैं, क्योंकि लाल आंख को पकड़ता है (विशेषकर शीट्स की सामान्य सफेद और ग्रे रंग योजना की तुलना में) और त्रुटि संदेशों के लिए सार्वभौमिक रंग है।
वह शीट्स फ़ाइल खोलें, जिसे आप जांचना चाहते हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपकी जानकारी कॉलम और पंक्ति दोनों द्वारा अच्छी तरह से व्यवस्थित की गई हो, ताकि आपके दस्तावेज़ में सामग्री की आसानी से जाँच हो सके; अपने काम को और अधिक कठिन बनाने की आवश्यकता नहीं है। अब, उस कॉलम को हाइलाइट करें जिसे आप दस्तावेज़ के शीर्ष पर सॉर्ट करना चाहते हैं और अपने दस्तावेज़ के शीर्ष मेनू में प्रारूप का चयन करें। इस मेनू में विकल्पों की सूची से "सशर्त स्वरूपण" का चयन करें, और प्रदर्शन के दाईं ओर एक वैकल्पिक मेनू दिखाई देगा। इस मेनू में, संबंधित अक्षर और संख्या संयोजनों का उपयोग करके सीमा का चयन करें (उदाहरण के लिए, A1 से A76)।
एक बार जब आप अपनी सामग्री का चयन कर लेते हैं, तो ड्रॉपडाउन मेनू में "कस्टम सेल इफ" को "कस्टम फॉर्मूला" में बदल दें और बिना उद्धरण के निम्नलिखित टाइप करें या पेस्ट करें: "= countif (A: A, A1)> 1" नीचे दिए बॉक्स में। आपका मेनू। यह आपकी सामग्री के लिए सूत्र पूरा करेगा। एक बार यह सेट हो जाने के बाद, अपनी सामग्री को लाल सेल पृष्ठभूमि के साथ हाइलाइट करने के लिए स्वरूपण शैली बदलें, और अपने मेनू पर किए गए आइकन पर क्लिक करें। आपकी स्प्रैडशीट अब आपके डुप्लिकेट सेल्स को लाल रंग में हाइलाइट करेगी, और आप किसी भी डुप्लिकेट के लिए चयन को स्कैन कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि कोई भी मौजूदा डुप्लिकेट सही हैं, फिर जो नहीं हैं उन्हें हटा दें। स्वरूपण मेनू बंद करें और आप अपनी कोशिकाओं को सामान्य रंग बहाल कर सकते हैं।
विधि 2: केवल अनन्य कक्षों की प्रतिलिपि बनाएँ
वैकल्पिक रूप से, यदि आप अपने कच्चे डेटा को स्वचालित रूप से सॉर्ट करना चाहते हैं, तो आपके डुप्लिकेट कक्षों के बजाय केवल अनन्य कक्षों की प्रतिलिपि बनाना वास्तव में तेज़ छँटाई और फ़िल्टरिंग के लिए उपयोगी हो सकता है। यदि आप सुनिश्चित हैं कि आपकी जानकारी सही है और आप केवल एकमुश्त डुप्लिकेट जानकारी को निकालना चाहते हैं, तो आपको इसके बजाय इस तरीके को आज़माना चाहिए।
अंतिम चरण के अनुसार, Google शीट्स के अंदर जिस दस्तावेज़ को क्रमबद्ध करना चाहते हैं उसे खोलकर शुरू करें। उस कॉलम को हाइलाइट करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं। एक बार सेल को हाइलाइट करने के बाद, खाली कॉलम के शीर्ष पर एक खाली सेल पर क्लिक करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपकी जानकारी चार्ट के किनारे पर स्थानांतरित हो गई है। इस कॉलम का उपयोग नीचे दिए गए आपके सॉर्ट और सूत्र के परिणामों को प्रदर्शित करने के लिए किया जाएगा। अब, सूत्र इनपुट बॉक्स में दस्तावेज़ के शीर्ष पर, बिना उद्धरण के निम्नलिखित टाइप या पेस्ट करें: "= UNIQUE ()"। यह सूत्र शीट्स को केवल अद्वितीय सेल इनपुटों की प्रतिलिपि बनाने और प्रदर्शित करने के लिए, और किसी भी जानकारी को अनदेखा करने के लिए कहेगा जो अन्य कोशिकाओं की नकल या डुप्लिकेट करता है। उपरोक्त सूत्र के कोष्ठक के भीतर, मानक स्प्रेडशीट विधि का उपयोग करके सेल निर्देशांक टाइप करना सुनिश्चित करें (उदाहरण के लिए, टाइपिंग (A1: A75) कॉलम A पंक्ति 1, कॉलम A पंक्ति 75 से सभी जानकारी स्कैन करेगा)। आपके द्वारा नई जानकारी दर्ज करने के बाद, अपने नए डेटा को आपके द्वारा पहले निर्दिष्ट कॉलम में ले जाने के लिए एंटर दबाएं। एक बार यह पूरा हो जाने के बाद, आप या तो मैन्युअल रूप से जांच सकते हैं या अपने डेटा को अपनी कार्यशील स्प्रैडशीट में आयात कर सकते हैं।
विधि 3: ऐड-ऑन का उपयोग करना
हमें ध्यान देना चाहिए कि Chrome वेब स्टोर के माध्यम से Google शीट्स के साथ ऑनलाइन उपयोग के लिए कई प्लगइन्स उपलब्ध हैं, जिसमें डॉक्यूमेंट से स्वचालित रूप से डुप्लिकेट डेटा प्रविष्टियों को हटाने के लिए एक टूल भी शामिल है। "डुप्लिकेट हटाएं" डेवलपर सक्षम द्वारा पेश किया जाने वाला एक उपयुक्त नाम का उपकरण है जो आपको सूचना की पूरी शीट में डुप्लिकेट खोजने या एक साथ दो कॉलम खोजने की अनुमति देता है। आप परिणाम को स्थानांतरित, हटा सकते हैं और हाइलाइट कर सकते हैं, जैसा कि आप ऊपर दिए गए सूत्र कार्यों के साथ कर सकते हैं, हालांकि यह प्रक्रिया पहले की तुलना में कहीं अधिक स्वचालित है, इसलिए यदि आप प्रक्रिया पर अधिक नियंत्रण चाहते हैं तो इसे ध्यान में रखें। टूल में दो विज़ार्ड सेटअप शामिल हैं जो आपको अपने दस्तावेज़ से डुप्लिकेट या अद्वितीय गुणों को खोजने और हटाने दोनों की अनुमति देते हैं, जिससे जानकारी को ट्रैक करना आसान हो जाता है।
कुल मिलाकर, अपनी जानकारी प्राप्त करने के लिए एक विज़ार्ड टूल का उपयोग करना उन उपयोगकर्ताओं के लिए लंबे समय के लायक हो सकता है जो लगातार अपने स्प्रैडशीट में डुप्लिकेट की तलाश कर रहे हैं और समझदारी से अपना समय बिता रहे हैं, लेकिन कुछ और करने के लिए केवल एक बार चेक करने की आवश्यकता होती है मैन्युअल रूप से उनकी जानकारी की पहचान करने के लिए ऊपर दिए गए फॉर्मूला टूल का उपयोग करके हर कुछ महीनों में दो बार बेहतर हो सकता है। कहा कि, क्रोम डुप्लिकेट पर निकालें डुप्लिकेट की एक ठोस रेटिंग है, जिसमें मजबूत समीक्षा और एक सक्रिय विकास टीम है जो आलोचकों और शिकायतों का जवाब देती है। कुल मिलाकर, यदि आप अपनी सामग्री को सॉर्ट करने और स्प्रैडशीट के भीतर डुप्लिकेट खोजने के लिए अधिक सुव्यवस्थित तरीका ढूंढ रहे हैं तो यह एक शानदार विकल्प है।
विधि 4: डुप्लिकेट निकालें उपकरण का उपयोग करना
याद रखें कि मैंने ऊपर बात की थी कि कैसे शीट्स की शक्ति को जोड़ने के लिए Google नई सुविधाओं को जारी रखता है? खैर, चूंकि यह लेख मूल रूप से लिखा गया था, उन्होंने वास्तव में कोर पैकेज के लिए एक पूर्ण विशेषताओं वाला डुप्लिकेट टूल जोड़ा है। यह उपयोग करने के लिए एक बहुत ही सरल उपकरण है, और मैं आपको इसके माध्यम से चलता हूँ। चलो बोर्ड गेम की एक सूची के साथ एक विशिष्ट स्प्रेडशीट लेते हैं … और यदि आप बारीकी से पढ़ते हैं, तो आप देखेंगे कि मैंने सूची में कुछ डुप्लिकेट जोड़े हैं।
टूल का उपयोग करने के लिए, हमें केवल उस डेटा क्षेत्र का चयन करना होगा जहां हम डी-डुप्लिकेट करना चाहते हैं। ध्यान दें कि हम स्वतंत्र रूप से पंक्तियों या स्तंभों का चयन कर सकते हैं; यदि हम मूल्य स्तंभ को शामिल करते हैं, तो डुप्लिकेट हटाएं फ़ंक्शन शीर्षक और मूल्य दोनों को देखेगा, यह तय करने के लिए कि कोई पंक्ति डुप्लिकेट है या नहीं। डेटा क्षेत्र का चयन करने के बाद, डेटा पर जाएं -> डुप्लिकेट निकालें। संवादों और वॉयला में डिफ़ॉल्ट मूल्यों को स्वीकार करें - समर्पण स्वचालित रूप से किया जाता है।
विधि 5: डुप्लिकेट पंक्तियाँ ढूँढने के लिए एक PivotTable का उपयोग करें
शीट PivotTable कार्यक्षमता के पूर्ण सेट को लागू करती है, जो डेटा को अधिक बारीकी से देखने के लिए एक बहुत ही उपयोगी उपकरण है। PivotTable का उपयोग करना स्वचालित रूप से डुप्लिकेट पंक्तियों को नहीं हटाएगा; इसके बजाय, यह एक ब्रेकडाउन प्रदान करेगा कि कौन सी पंक्तियाँ डुप्लिकेट हैं, इसलिए आप मैन्युअल रूप से अपने डेटा को देख सकते हैं और देख सकते हैं कि क्या, अगर कुछ भी, गड़बड़ हो गया है। PivotTable बनाना अन्य तरीकों से थोड़ा अधिक शामिल है जो मैंने आपको दिखाया है, लेकिन यह जानने के लायक है कि मुझे कैसे करना है और मैं आपको इसके बारे में बताऊंगा।
सबसे पहले, सभी टेबल डेटा का चयन करें, और फिर डेटा-> पिवट टेबल पर जाएं।
आप चाहें तो डेटा रेंज को यहां समायोजित कर सकते हैं, साथ ही यह भी तय कर सकते हैं कि PivotTable को कहां जाना चाहिए। मैं इसे एक नई शीट में डालूँगा और उस सीमा को स्वीकार करूँगा जो मैंने पहले ही दी थी। जब हम "क्रिएट" करते हैं, तो एक रिक्त PivotTable सम्मिलन बिंदु पर खुलेगा … लेकिन एक रिक्त PivotTable हमें अच्छा नहीं करता है। हमें यह बताना है कि कौन सी जानकारी का विश्लेषण करना है।
हम पंक्तियों के आगे "जोड़ें" का चयन करने जा रहे हैं, और पंक्ति "शीर्षक" जोड़ें। फिर मानों के तहत, हम "जोड़ें" का चयन करने जा रहे हैं और फिर से "शीर्षक" चुनें, फिर COUNTA फ़ंक्शन को डिफ़ॉल्ट के रूप में स्वीकार करें। (यदि हम डुप्लिकेट संख्यात्मक डेटा की तलाश कर रहे थे, तो हम COUNT का उपयोग करेंगे; COUNTA पाठ फ़ील्ड की गणना के लिए है।)
जैसे ही हम इन चयनों को बनाते हैं, PivotTable स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है, और अब हम अंतिम परिणाम देख सकते हैं।
ध्यान दें कि COUNTA कॉलम में प्रत्येक शीर्षक दिखाई देने वाले समय की संख्या है। अधिकांश शीर्षकों के लिए 1 है, लेकिन एक्सिस एंड एलीज़ और कैसल रिस्क दोनों 2 दिखाते हैं। इसका मतलब है कि चार्ट में उन प्रत्येक शीर्षक के दो उदाहरण हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, PivotTable तरीका थोड़ा अधिक शामिल है, लेकिन यह आपको एक विशिष्ट रिपोर्ट भी देता है कि आपके डुप्लिकेट कहां मिलेंगे, जो डेटा विश्लेषण करने के लिए बहुत उपयोगी हो सकते हैं।
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स्प्रेडशीट अक्सर Google डॉक्स या माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में बनाए गए समान दस्तावेजों की तुलना में काफी अधिक जटिल होती है। क्योंकि वे संगठित डेटा से निपटने के लिए बनाए गए हैं, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपकी सामग्री हर समय सटीक हो। यदि आप सावधान नहीं हैं, तो विशेष रूप से उपयोगी स्प्रैडशीट में वित्तीय जानकारी को छाँटने की कोशिश करने पर, आपकी फ़ाइलों में डुप्लिकेट सेल रखने से आपके डेटा में कुछ गंभीर समस्याएं पैदा हो सकती हैं। जटिल मामलों में, अपने दम पर त्रुटिपूर्ण सेल को खोजने की कोशिश करना एक परेशानी हो सकती है जो कि स्प्रेडशीट बड़ी होने पर लगभग असंभव है। सौभाग्य से, डेटा की समान कोशिकाओं को पहचानना, हटाना, और हटाना Google शीट में आश्चर्यजनक रूप से आसान है, कुछ ऐसा जो एक सकारात्मक है यदि आप अपने दिन-प्रतिदिन वर्कफ़्लो में स्प्रेडशीट के साथ लगातार काम कर रहे हैं। और अगर आप किसी ऐसी चीज़ की तलाश कर रहे हैं जो आपकी सामग्री को सॉर्ट करना आसान बना दे, तो आप हमेशा अपनी डुप्लिकेट और अच्छी तरह से व्यवस्थित सुनिश्चित करने के लिए ऐड-ऑन जैसे डुप्लिकेट का उपयोग कर सकते हैं। 2019 में, कोई गड़बड़, त्रुटि-भरा स्प्रेडशीट रखने का कोई कारण नहीं है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपका डेटा सही है और ऊपर उल्लिखित विधियों का उपयोग करके आपकी जानकारी सत्यापित की गई है।
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अपने डुप्लिकेट को ढूंढना एक बात है, लेकिन आपको Google शीट्स में डुप्लिकेट को कैसे गिनना है, इसके बारे में हमारे ट्यूटोरियल की जांच करनी चाहिए।
सांख्यिकीविद् कई उद्देश्यों के लिए निरपेक्ष मान फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं, और हम आपको दिखाएंगे कि Google शीट में निरपेक्ष मान का उपयोग कैसे करें।
अपनी स्प्रैडशीट सुरक्षित करना चाहते हैं? Google शीट्स में एक सूत्र को लॉक करने का तरीका यहां दिया गया है।
यदि आप स्तंभों के बीच डेटा की तुलना करना चाहते हैं, तो Google शीट में स्तंभों की तुलना करने के लिए हमारा पूरा मार्गदर्शक देखें।
क्या आप जानते हैं कि आप शीट्स में कैलेंडर और टाइमशीट की जानकारी रख सकते हैं? Google शीट्स में दिनांक और समय की जानकारी के साथ काम करने के बारे में हमारे ट्यूटोरियल को पढ़ें।
