मुझे दूसरे दिन एक प्रश्न पूछा गया था जब किसी को जीमेल का उपयोग करने का तरीका दिखाया गया था और यह पहली बार नहीं था जब मैंने इसे सुना था। प्रश्न था 'मैं जीमेल में ड्राफ्ट की प्रतियां कैसे बनाऊं ताकि ग्राहकों को जवाब देने में उतना समय न लगे?' जैसा कि मैं यहां TechJunkie पर नियमित रूप से सवालों के जवाब देने की कोशिश करता हूं, मैंने सोचा कि यह एक प्रमुख उम्मीदवार था।
साथ ही हमारा लेख How to Order Gmail By Size देखें
प्रश्न वास्तव में क्या पूछ रहा है, एक ड्राफ्ट की प्रतियों को बचाने की तुलना में ईमेल टेम्पलेट्स के बारे में अधिक है। मैं किसी को दिखा रहा था कि अपने नए व्यवसाय ईमेल के लिए ऑटोरेस्पोन्डर्स और लेबल कैसे सेट करें। वे चाहते थे कि कुछ बॉयलरप्लेट ईमेल ग्राहकों को भेजने के लिए उन्हें लूप में रखे बिना पूरे दिन एडमिन द्वारा काटे जाते रहे। इसका उत्तर ईमेल टेम्प्लेट बनाना है।
आप इनमें से प्रतियां बना सकते हैं और यदि आप चाहें तो उन्हें ड्राफ्ट के रूप में रख सकते हैं लेकिन आप टेम्प्लेट के साथ बहुत कुछ कर सकते हैं।
ईमेल टेम्प्लेट
ईमेल टेम्प्लेट सभी छोटे व्यवसाय के स्वामियों या उन लोगों की बचत अनुग्रह हैं जो खुद को एक ही तरह के ईमेल में समान बातें कहते हुए पाते हैं। जब से मैंने अपने खुद के व्यवसाय शुरू किए हैं, तब से मैंने उनका उपयोग किया है और उन्होंने वर्षों में कई सैकड़ों घंटे बचाए हैं।
ईमेल टेम्प्लेट भी आपको अधिक पेशेवर दिख सकते हैं। आप तेजी से और एक सरल जवाब दे सकते हैं 'अपने ईमेल के लिए धन्यवाद, हमारी टीम में से एक आपसे सीधे 24 घंटों के भीतर संपर्क करेगा' ग्राहक को मूल्यवान महसूस करा सकता है। यह करना कितना आसान है, यह देखते हुए, मैं उनका उपयोग करने की अत्यधिक सलाह देता हूं।
मैं Gmail में ईमेल टेम्प्लेट कैसे बनाऊँ?
जीमेल कॉल कैनड रिस्पॉन्स और आपको उनका उपयोग करने से पहले सुविधा को सक्षम करना होगा। एक बार हो जाने के बाद, आप जितने चाहें उतने ईमेल टेम्पलेट बना सकते हैं।
- जीमेल खोलें और लॉग इन करें।
- शीर्ष बाईं ओर स्थित कॉग मेनू आइकन चुनें और सेटिंग्स चुनें।
- लैब्स टैब चुनें।
- सक्षम करने के लिए डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं (टेम्पलेट्स) को टॉगल करें।
- पृष्ठ के नीचे सहेजें परिवर्तन चुनें।
अब सुविधा सक्षम है हम टेम्पलेट बनाना शुरू कर सकते हैं। आप जीमेल में इनबॉक्स से ऐसा करते हैं, ताकि हम आगे चलें।
- अपने इनबॉक्स से ईमेल लिखें।
- वह ईमेल बनाएं जिसे आप सामान्य रूप से बनाना चाहते हैं।
- ईमेल विंडो के नीचे दाईं ओर ग्रे डाउन एरो का चयन करें।
- डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं और नई डिब्बाबंद प्रतिक्रिया का चयन करें।
- इसे एक सार्थक नाम दें और सहेजने के लिए ठीक चुनें।
एक बार जब आप अपनी डिब्बाबंद प्रतिक्रिया बचा लेते हैं तो आप ड्राफ्ट को सुरक्षित रूप से हटा सकते हैं।
अपनी डिब्बाबंद प्रतिक्रिया आकर्षित करते समय, आपको सामान्य होने के साथ व्यक्तिगत स्पर्श को संतुलित करने की आवश्यकता होती है जिससे आप किसी को अपमानित नहीं करेंगे। इसका मतलब है कि ईमेल से नाम और तारीख जैसी चीजों को छोड़ना और इसे टाइमस्केल्स के साथ बदलना। या आप भेजने से पहले हाथ से उन व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ सकते हैं। उत्तरार्द्ध बेहतर है क्योंकि व्यक्तिगत स्पर्श एक संबंध बनाता है जिस पर आप निर्माण कर सकते हैं। यह हमेशा संभव नहीं है, इसलिए आपको अपने फैसले का उपयोग करना होगा।
अपने ईमेल टेम्पलेट का उपयोग करना
अब आपने अपना ईमेल टेम्प्लेट, या डिब्बाबंद प्रतिक्रिया बना ली है, इसका उपयोग करने का समय आ गया है। जब आप टेम्पलेट का उपयोग करने का अपना पहला अवसर प्राप्त करते हैं, तो यह करें:
- उस ईमेल के भीतर से उत्तर चुनें, जिसका आप जवाब देना चाहते हैं।
- स्क्रीन के नीचे दाईं ओर ग्रे डाउन एरो का चयन करें।
- डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का चयन करें और आपके द्वारा बनाई गई प्रतिक्रिया का चयन करें।
- ईमेल को प्रासंगिक बनाने के लिए वैयक्तिकृत डेटा जोड़ें।
- भेजें।
आप कंपोज़ का उपयोग करके और एक ताज़ा ईमेल बनाकर भी ऐसा कर सकते हैं, लेकिन मुझे उत्तर विधि बहुत तेज़ लगती है।
एक ईमेल ऑटोरेस्पोन्डर के रूप में अपने डिब्बाबंद प्रतिक्रिया का उपयोग करना
ईमेल टेम्प्लेट को एक कदम आगे ले जाना, कैसे आने वाली ईमेल के लिए ऑटोरेस्पोन्डर के रूप में डिब्बाबंद प्रतिक्रिया स्थापित करने के बारे में। आपको अपनी डिब्बाबंद प्रतिक्रिया को सामान्य रखना होगा लेकिन यह आदेश या प्रश्नों को स्वीकार करने और अपने ग्राहक के साथ अच्छे संबंध बनाने का एक शानदार तरीका है।
- जीमेल के भीतर सेटिंग्स खोलें और फिल्टर टैब चुनें।
- एक नया फ़िल्टर बनाएं टेक्स्ट लिंक चुनें।
- फ़िल्टर को ट्रिगर करने के लिए एक मानदंड बनाएं। यह संभवत: आपके लिए अद्वितीय होगा इसलिए कुछ ऐसा चुनें जो काम करे।
- विंडो के नीचे दाईं ओर इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं चुनें।
- भेजें डिब्बाबंद प्रतिक्रिया और आप उपयोग करना चाहते हैं प्रतिक्रिया का चयन करें।
- फ़िल्टर बनाएँ का चयन करें।
अब जब भी फ़िल्टर मानदंड पूरे होंगे, जीमेल आपके डिब्बाबंद जवाब को स्वचालित रूप से भेज देगा। यह स्वीकार या अपडेट के लिए आदर्श है और इसे कई तरीकों से ट्रिगर करने के लिए सेट किया जा सकता है। मेरे लिए उन सभी को यहां सूचीबद्ध करना असंभव है लेकिन आप अपने ईमेल में एक पैटर्न को पहचान लेंगे जिसका आप उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, सभी ईमेल आपके '' ईमेल पते या 'ऑर्डर' शब्द वाले किसी भी ईमेल को भेजते हैं। तुम्हें नया तरीका मिल गया है।
