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अपने ईमेल संदेश में एक हस्ताक्षर जोड़ना इसे व्यावसायिकता का एक स्पर्श देता है। एक लोगो में फेंकना और आपकी संपर्क जानकारी एक अन्यथा प्रतापी पत्राचार को एक ब्रांड प्रचार प्रदान करती है। यह उन लोगों को अनुदान देता है जो अन्य लोगों से आपसे संपर्क करने की इच्छा रखते हैं। Microsoft Outlook में एक हस्ताक्षर बनाना और उपयोग करना एक सरल पर्याप्त कार्य है। यहां तक ​​कि आप अपने लक्षित दर्शकों के आधार पर एक संपूर्ण स्विच करने के लिए कई व्यक्तिगत हस्ताक्षर भी बना सकते हैं।

हालाँकि, Outlook केवल नए भेजे गए या अग्रेषित ईमेल संदेशों के लिए एक हस्ताक्षर संलग्न करेगा। हस्ताक्षर बनाने से पहले आपके द्वारा भेजे गए ईमेल अब भी अनुपस्थित रहेंगे। पुराने संदेशों में हस्ताक्षर जोड़ने के लिए, आपको Outlook सेटिंग्स में जाने और कुछ चीजों को बदलने की आवश्यकता होगी।

आपके हस्ताक्षर में पाठ, चित्र, आपका इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय कार्ड, एक लोगो या आपके हस्तलिखित हस्ताक्षर की एक छवि शामिल हो सकती है। आप आउटलुक सेट कर सकते हैं ताकि हस्ताक्षर स्वचालित रूप से सभी आउटगोइंग संदेशों में जुड़ जाएं या अपना हस्ताक्षर बनाएं और इसे केस-बाय-केस आधार पर संदेशों में जोड़ें।

आपके Outlook पत्राचार में एक हस्ताक्षर जोड़ना

अपने ईमेल को एक हस्ताक्षर के साथ ऊपर उठाने के चरण आपके द्वारा वर्तमान में उपयोग किए जा रहे आउटलुक के संस्करण पर निर्भर करेगा। सॉफ्टवेयर के पुराने संस्करणों (2007 - 2010) का उपयोग करने वालों और नए संस्करणों (2010+) के साथ-साथ Microsoft Office 365 उपयोगकर्ताओं के लिए एक प्रक्रिया है।

चलो नए संस्करणों के साथ शुरू करते हैं।

आउटलुक संस्करण 2010+ 365 के लिए आउटलुक शामिल है

अपने आउटलुक ईमेल के लिए एक नया हस्ताक्षर बनाने के लिए:

  1. एक नया ईमेल बनाने के लिए क्लिक करें।
  2. "संदेश" टैब से हस्ताक्षर और फिर हस्ताक्षर पर क्लिक करें।
    • आपकी आउटलुक विंडो के आकार पर निर्भर करता है और चाहे आप एक नया ईमेल संदेश या उत्तर या आगे की रचना कर रहे हों, "संदेश" टैब और हस्ताक्षर बटन दो अलग-अलग स्थानों में हो सकते हैं। हालाँकि, हस्ताक्षर बटन आमतौर पर "संदेश" मेनू के "शामिल करें" अनुभाग के अंदर अटैच फ़ाइल और अटैच आइटम के साथ होता है।
  3. "ईमेल हस्ताक्षर" टैब में, "संपादित करने के लिए हस्ताक्षर चुनें" बॉक्स के नीचे, नया चुनें और "नया हस्ताक्षर" संवाद बॉक्स में अपने नए हस्ताक्षर के लिए एक नाम जोड़ें।
  4. "हस्ताक्षर संपादित करें" के ठीक नीचे, दिए गए क्षेत्र के अंदर अपना हस्ताक्षर लिखें।
    • विंडो आपको फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट रंग और आकार, साथ ही पाठ संरेखण को बदलने की क्षमता प्रदान करती है।
    • अपने ईमेल हस्ताक्षर में लिंक और चित्र जोड़ने के लिए, फ़ॉन्ट और रंग बदलें, और पाठ को सही ठहराने के लिए, आप "हस्ताक्षर संपादित करें" के तहत मिनी फ़ॉर्मेटिंग बार का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।
    • आप अपने पाठ को प्रारूपित करने के लिए Microsoft Word का उपयोग करके गोलियों, तालिकाओं या सीमाओं के साथ एक अधिक मजबूत हस्ताक्षर भी बना सकते हैं। फिर हस्ताक्षर पर एक साधारण कॉपी ( Ctrl + C ) और पेस्ट ( Ctrl + V ) का उपयोग करके इसे "एडिट सिग्नेचर" बॉक्स में ट्रांसफर करें।
    • आप अपने हस्ताक्षर में सोशल मीडिया आइकन और लिंक भी जोड़ सकते हैं जिसे मैं बाद में छूऊंगा।
  5. एक बार हस्ताक्षर होने के बाद आप इसे कैसे चाहते हैं, "डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर चुनें" के तहत, निम्नलिखित विकल्प सेट करें:
    • "ईमेल खाता" ड्रॉप-डाउन का उपयोग करके, अपने हस्ताक्षर को संबद्ध करने के लिए एक ईमेल खाता चुनें। Outlook के लिए आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक ईमेल खाते के लिए आपके अलग-अलग हस्ताक्षर हो सकते हैं।
    • अपने हस्ताक्षर को भविष्य के सभी संदेशों में स्वचालित रूप से जोड़ने के लिए, "नए संदेश" ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और एक हस्ताक्षर चुनें। यदि आप इसे डिफ़ॉल्ट रूप से स्वचालित रूप से सेट नहीं करना चाहते हैं, तो चुनें (कोई नहीं) । इससे ऐसा होगा कि आपके द्वारा भेजे गए हर नए संदेश पर उन लोगों के हस्ताक्षर नहीं होंगे जिनमें अग्रेषित और उत्तर दिए गए हैं।
    • अपने संदेशों को आपके द्वारा भेजे और अग्रेषित करने के लिए एक हस्ताक्षर के लिए, "उत्तर / आगे" ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और एक हस्ताक्षर का चयन करें। यह आपके द्वारा किसी भी ईमेल का जवाब देने या अग्रेषित करने पर स्वचालित रूप से उस हस्ताक्षर को जोड़ देगा। इस सेट के नहीं होने के बजाय (कोई नहीं) चुनें।
  6. अब जो खत्म हो गया है, अपने हस्ताक्षर को बचाने और अपने नए संदेश पर वापस जाने के लिए वापस जाने के लिए ठीक बटन पर क्लिक करें।
    • यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि आपके द्वारा हस्ताक्षर किए गए वर्तमान संदेश में हस्ताक्षर नहीं होंगे। किसी कारण से, हस्ताक्षर केवल उन संदेशों में दिखाई देगा जो अनुसरण करते हैं। यदि आप एक का उपयोग करने के लिए उत्सुक थे तो आपको मैन्युअल रूप से हस्ताक्षर जोड़ने होंगे।

मैन्युअल रूप से एक हस्ताक्षर सम्मिलित करना

आपने जो नया संदेश हस्ताक्षर बनाने के उद्देश्य से शुरू किया था या आप में से जो स्वयं हस्ताक्षर सेट नहीं चाहते हैं, आप अभी भी मैन्युअल रूप से हस्ताक्षर सम्मिलित कर सकते हैं।

ऐसा करने के लिए:

  1. अपने ईमेल संदेश को खोलने के साथ, "संदेश" टैब पर क्लिक करें और हस्ताक्षर का चयन करें।
  2. यह आपके द्वारा बनाए गए सभी सहेजे गए हस्ताक्षर प्रदर्शित करने वाला एक फ़्लाई-आउट मेनू खोल देगा। उस हस्ताक्षर को चुनें, जिस पर आप विकल्पों में से उपयोग करना चाहते हैं। यह अब आपके वर्तमान संदेश में दिखाई देगा।

अपने हस्ताक्षर करने के लिए एक लोगो या छवि जोड़ना

ब्रांडों को आम तौर पर लोगो की आवश्यकता होती है। अपने हस्ताक्षर में लोगो या सोशल मीडिया आइकन जैसी छवि जोड़ने के लिए:

  1. एक नया ईमेल संदेश खोलें और "संदेश" टैब पर क्लिक करें।
  2. हस्ताक्षर और फिर हस्ताक्षर पर क्लिक करें।
  3. उस हस्ताक्षर को चुनें, जिसे आप "संपादित करने के लिए हस्ताक्षर चुनें" बॉक्स में चुनकर लोगो या छवि जोड़ना चाहते हैं।
  4. छवि जोड़ें आइकन पर क्लिक करें, उस छवि का पता लगाएं जिसे आप अपनी पीसी फ़ाइलों से जोड़ना चाहते हैं, और फिर सम्मिलित करें चुनें।
    • आप छवि को राइट-क्लिक करके और मेनू विकल्पों में से चित्र चुनकर अपनी छवि या लोगो का आकार बदल सकते हैं। "आकार" टैब पर क्लिक करें और अपनी विशिष्टताओं के लिए अपनी छवि को आकार देने के लिए दिए गए विकल्पों का उपयोग करें।
    • छवि अनुपात बनाए रखने के लिए "लॉक पहलू अनुपात" बॉक्स को चेक करके रखें।
  5. एक बार छवि का आकार बदलने और जाने के लिए तैयार होने के बाद, ठीक पर क्लिक करें।
  6. आपके द्वारा अपने हस्ताक्षर में किए गए सभी परिवर्तनों को सहेजने के लिए फिर से ठीक पर क्लिक करके इसका अनुसरण करें।

Microsoft आउटलुक संस्करण 2007 - 2010

Microsoft Outlook के पुराने संस्करण का उपयोग करके एक नया हस्ताक्षर बनाने के लिए:

  1. एक नया संदेश बनाने का विकल्प।
  2. "संदेश" टैब पर क्लिक करें और "शामिल करें" अनुभाग से हस्ताक्षर का चयन करें।
  3. जब यह पॉप अप हो जाए तो हस्ताक्षर पर क्लिक करें।
  4. "ई-मेल हस्ताक्षर" टैब से, नया पर क्लिक करें।
  5. अपने हस्ताक्षर के लिए एक नाम टाइप करें और फिर ओके बटन पर क्लिक करें।
  6. उस पाठ में टाइप करें जिसे आप अपने हस्ताक्षर में शामिल करना चाहते हैं, "हस्ताक्षर संपादित करें" बॉक्स के भीतर।
    • आप जिस पाठ को संपादित करना चाहते हैं उसे हाइलाइट करके और फिर इच्छित विकल्पों के लिए शैली और स्वरूपण बटन का उपयोग करके अपने पाठ को प्रारूपित कर सकते हैं।
    • छवियों, हाइपरलिंक्स और ई-बिजनेस कार्ड जैसे अतिरिक्त तत्वों को जोड़ना, उस स्थान पर क्लिक करें जहाँ आप चाहते हैं कि तत्व दिखाई दे और:
      • ई-बिजनेस कार्ड - बिजनेस कार्ड बटन पर क्लिक करें और फिर "फाइल के रूप में" सूची में से एक पर क्लिक करें। ओके बटन पर क्लिक करें।
      • हाइपरलिंक - हाइपरलिंक आइकन पर क्लिक करें और उस URL को टाइप (या पेस्ट) करें जिसमें आपका लिंक पाठ को कनेक्ट करेगा। ओके बटन पर क्लिक करें।
      • छवि / चित्र - छवि आइकन पर क्लिक करें, उस छवि का पता लगाएं जिसे आप अपने हस्ताक्षर को अपलोड करना चाहते हैं, इसे चुनें, और फिर ठीक बटन पर क्लिक करें।
  7. एक बार जब आप संपादन समाप्त कर लेते हैं, तो अपने हस्ताक्षर के निर्माण को अंतिम रूप देने के लिए ओके पर क्लिक करें।
    • हस्ताक्षर बनाने के लिए आपके पास जो ईमेल वर्तमान में खुला है उसमें हस्ताक्षर अपने आप नहीं जुड़ेंगे। आपको मैन्युअल रूप से ऐसा करने की आवश्यकता होगी।

अपने ईमेल संदेशों में हस्ताक्षर जोड़ना

हस्ताक्षर स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से सभी आउटगोइंग संदेशों, उत्तरों और आगे की ओर जोड़े जा सकते हैं। भेजे गए ईमेल के प्रति केवल एक हस्ताक्षर का उपयोग किया जा सकता है, इसलिए यदि आप एक सेट को स्वचालित रूप से चुनना चाहते हैं, तो यह सबसे अच्छा होगा यदि हस्ताक्षर दर्शकों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए तैयार किए गए थे।

स्वचालित रूप से अपने ईमेल संदेश में एक हस्ताक्षर सम्मिलित करने के लिए:

  1. एक नया ईमेल बनाएं।
  2. "संदेश" टैब पर जाएं और शामिल अनुभाग में स्थित हस्ताक्षर पर क्लिक करें।
  3. जब यह पॉप अप हो जाए तो हस्ताक्षर पर क्लिक करें।
  4. "डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर चुनें" का पता लगाएँ, "ई-मेल खाता सूची" ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें, एक ईमेल खाता चुनें जिसके साथ आप हस्ताक्षर जोड़ना चाहते हैं।
  5. "नए संदेश" सूची में से एक को चुनकर आप जो हस्ताक्षर करना चाहते हैं, उसका चयन करें।
    • आगे और उत्तरों के लिए, एक हस्ताक्षर जोड़ने के लिए, "उत्तरों / फॉरवर्ड ड्रॉप-डाउन सूची से एक हस्ताक्षर चुनें। क्लिक (कोई नहीं) यदि आप हस्ताक्षर नहीं करना चाहते हैं तो अपने उत्तर और ईमेल संदेशों को आगे बढ़ाएं।
  6. अपनी हस्ताक्षर सेटिंग सहेजने के लिए ओके पर क्लिक करें।

अपने ईमेल संदेश में मैन्युअल रूप से एक हस्ताक्षर जोड़ने के लिए:

  1. एक नया ईमेल संदेश बनाएँ।
  2. "संदेश" टैब पर क्लिक करें।
  3. "शामिल करें" अनुभाग में, हस्ताक्षर पर क्लिक करें।
  4. उस हस्ताक्षर को चुनें जिसे आप सीधे उस पर क्लिक करके सम्मिलित करना चाहते हैं।

अब आपके आउटगोइंग संदेश में हस्ताक्षर दिखाई देंगे। यदि आपने गलत तरीके से चुना है या आपके द्वारा जोड़े गए हस्ताक्षर को हटाना चाहते हैं, तो संदेश में हस्ताक्षर को हाइलाइट करें और अपने कीबोर्ड पर Delete (या बैकस्पेस ) पर क्लिक करें

Outlook.com के साथ Microsoft Office 365 खाते का उपयोग करना

Microsoft Office 365 खाते के साथ वेब पर Outlook का उपयोग करने वालों के लिए, आपको दोनों उत्पादों में एक हस्ताक्षर बनाने की आवश्यकता होगी।

वेब पर Outlook में ईमेल हस्ताक्षर बनाने और उपयोग करने के लिए:

  1. अपने Outlook.com खाते में साइन इन करें और पृष्ठ के शीर्ष पर Cog Wheel आइकन पर क्लिक करके अपनी सेटिंग्स खोलें।
  2. मेल पर क्लिक करें, फिर लिखें और उत्तर दें
  3. ईमेल हस्ताक्षर क्षेत्र में अपने हस्ताक्षर टाइप करें।
    • आप अपने हस्ताक्षर की उपस्थिति को अपनी पसंद के अनुसार बदलने के लिए दिए गए स्वरूपण विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं।
    • आपके पास प्रति खाता केवल एक हस्ताक्षर हो सकता है।
    • भविष्य के सभी संदेशों के लिए हस्ताक्षर स्वचालित रूप से डिफ़ॉल्ट रूप से प्रदर्शित करने के लिए, एक चेकमार्क डालें "मैं इस बॉक्स को लिखने वाले नए संदेशों पर अपने हस्ताक्षर को स्वचालित रूप से शामिल करता हूं।" यह बनाता है ताकि भविष्य के सभी रचित ईमेल आपके हस्ताक्षर निचले तल पर दिखाई दें।
    • फॉरवर्ड और उत्तरों के लिए "मेरे द्वारा भेजे गए संदेशों पर अपने हस्ताक्षर शामिल करें या उत्तर दें" बॉक्स में स्वचालित रूप से एक चेकमार्क की आवश्यकता होगी।
    • इन विकल्पों में से किसी की भी जाँच न करके, आपको आगे जाने वाले प्रत्येक ईमेल संदेश में अपने हस्ताक्षर को मैन्युअल रूप से जोड़ना होगा।
  4. संपादन के साथ समाप्त होने पर, सहेजें पर क्लिक करें

अपना हस्ताक्षर मैन्युअल रूप से जोड़ने के लिए:

  1. अपने मेलबॉक्स में, नया संदेश चुनें।
  2. अपने संदेश को पूर्ण रूप से लिखें और ट्रिपल-डॉट आइकन पर क्लिक करें।
  3. यहां से, इंसर्ट हस्ताक्षर चुनें
  4. एक बार जब आपका संदेश बाहर जाने के लिए तैयार हो, तो Send बटन पर क्लिक करें।
आउटलुक ईमेल में हस्ताक्षर को स्वचालित रूप से कैसे शामिल किया जाए