अपने चालान नंबरों का ट्रैक रखना बहुत महत्वपूर्ण हो सकता है। सभी इनवॉइस नंबर लगातार हैं इसलिए उन्हें इनपुट करने का प्रयास मैन्युअल रूप से मानवीय त्रुटि की संभावना है, इष्टतम परिणाम से कम प्रदान करता है। अनुक्रम में अगले नंबर को याद रखना हमेशा आसान नहीं होता है, खासकर जब नंबर चढ़ना शुरू होता है। पिछली संख्या को भूलकर, आप अपने एक्सेल स्प्रेडशीट पर थोड़े से ओवरलैप के साथ हवा निकाल सकते हैं जो लाइन के आगे कहर पैदा कर सकता है।
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यह पहले से ही पर्याप्त याद रखना मुश्किल है कि आपने अपनी चाबियां कहां से छोड़ीं या रात के खाने के लिए फ्रीजर से बाहर कुछ लेने के लिए, आपको अभी तक पर्याप्त मेमोरी टैप की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, आपके लिए एक्सेल स्वचालित रूप से चालान संख्या उत्पन्न करना सबसे अच्छा हो सकता है।
“यह अविश्वसनीय रूप से सहायक होगा। तो मुझे क्या करने की आवश्यकता है? ”
जहाँ तक मुझे पता है, दो विधियाँ हैं जिनमें आप एक्सेल में स्वचालित रूप से उत्पन्न चालान संख्या रख सकते हैं। यह लेख दोनों को यह सुनिश्चित करने के लिए समझाएगा कि आप इनवॉइस ओवरलैप से बच सकते हैं और आगे किस नंबर पर आने की जरूरत नहीं है।
एक्सेल के लिए स्वचालित चालान जनरेशन
जैसा कि उल्लेख किया गया है, एक्सेल स्प्रेडशीट या वर्कबुक में स्वचालित रूप से चालान संख्या जोड़ने के दो तरीके हैं। किसी एकल कार्यपुस्तिका के लिए चालान संख्या उत्पन्न करने के लिए VBA (अनुप्रयोग के लिए Visual Basic) के भीतर एक सूत्र का उपयोग करके पहला है। दूसरा तरीका एक्सेल के इन्सर्ट सीक्वेंस नंबर फीचर के लिए कुटूल का उपयोग करना है। यह विकल्प आपको कई स्प्रेडशीट और कार्यपुस्तिकाओं में चालान संख्या उत्पन्न करने की अनुमति देगा।
विधि 1: अनुप्रयोगों के लिए Visual Basic का उपयोग करके स्वचालित चालान संख्या जेनरेटर
शुरू करने के लिए:
आप या तो एक नई कार्यपुस्तिका बना सकते हैं या एक मौजूदा कार्यपुस्तिका खोल सकते हैं जिसे आप स्वचालित चालान संख्या पीढ़ी के लिए उपयोग करना चाहते हैं।
एक रिक्त सेल को ढूंढें और हाइलाइट करें (इसे-क्लिक करें) और पहले नंबर को दर्ज करें जिसका उपयोग आगे बढ़ने वाले आपके सभी चालान नंबरों के लिए शुरुआती संख्या के रूप में किया जाएगा। आप अपने शुरुआती बिंदु के रूप में 00000 या 10000 जैसे कुछ चुन सकते हैं। हमारे उदाहरण के लिए, हम 00000 का उपयोग करेंगे और इसे सेल C3 में रखा जाएगा।
अनुप्रयोग संवाद बॉक्स के लिए Microsoft Visual Basic खोलने के लिए Alt + F11 दबाएँ । अपनी वर्तमान कार्यपुस्तिका का विस्तार करें (VBAProject, पुस्तक 1 के रूप में प्रदर्शित हो सकती है यदि नई है) और ThisWorkbook पर डबल-क्लिक करें ।
आप निम्न कोड में टाइप कर सकते हैं या बस कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं (कोड को हाइलाइट करें और Ctrl + C दबाएं और फिर विंडो को बाएं क्लिक करें और Ctrl + V दबाएं ) कोड को शुरुआती विंडो में।
VBA: वॉइस नंबर जेनरेटर
| 1 2 3 | निजी उप कार्यपुस्तिका_ओपन () श्रेणी ("C3")। मान = श्रेणी ("C3")। मान + 1 अंत उप |
"C3" वह सेल होगा जिसमें आपने अपना आरंभिक चालान नंबर दर्ज किया था। इसे विंडो में पेस्ट करने से पहले कोड के भीतर बदलना सुनिश्चित करें।
नीचे दिए गए सूत्र आपको अपने चालान संख्याओं को सत्यापित करने में सक्षम करेंगे। ऑफहैंड को याद रखना उनके लिए थोड़ा मुश्किल हो सकता है लेकिन आप उन्हें हमेशा ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि के रूप में सहेज सकते हैं यदि आपको किसी भी समय बाद में उन्हें फिर से उपयोग करने की आवश्यकता होती है।
| नहीं। | सूत्र | चालान संख्या |
| 1 | = "CompanyName" और पाठ (आज (), "yymmdd") और सी 3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | = "CompanyName" और पाठ (TODAY (), "0”) और C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = "CompanyName" और पाठ (अब (), "MMDDHHMMSS") और C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = "CompanyName" और पाठ (अब (), "0 C) और C3) | CompanyName4198210000 |
| 5 | = "CompanyName" और RANDBETWEEN (100000, 999999) और C3 | CompanyName44868510000 |
याद रखें कि सूत्र में C3 वह कक्ष है जिसमें आपने आरंभिक चालान नंबर रखा है। "CompanyName" उस पाठ के लिए आरक्षित है जिसे आप अपने चालान संख्या में प्रदर्शित करना चाहते हैं। जो भी आपको सूट करे उसे बदल दें।
आप स्वचालित चालान जनरेशन के लिए सूत्र को एक सेल में रखना चाहेंगे। यह वही सेल नहीं है जिसमें आपके पास शुरुआती चालान संख्या है, लेकिन परिणामों के लिए निर्दिष्ट सेल है। एक बार अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सूत्र को संपादित कर लेने के बाद, आप इसे कॉपी करके सेल में पेस्ट कर सकते हैं और चालान नंबर प्राप्त करने के लिए एंटर दबा सकते हैं।
एक बार जब आप समाप्त कर लें, तो वर्तमान कार्यपुस्तिका को सहेजना सुनिश्चित करें । ऐसा करने के लिए, फ़ाइल पर क्लिक करें और फिर सहेजें (या नए के रूप में या किसी अन्य नाम के तहत दाखिल होने पर सहेजें )। कार्यपुस्तिका का नाम दर्ज करें और सुनिश्चित करें कि Save As प्रकार बॉक्स Excel Macro-Enabled Workbook (* .xls) पर सेट है। चुनें कि यह कहाँ सहेजा जाएगा और फिर सहेजें बटन दबाएं।
हर बार जब आप चालान संख्या जनरेटर कार्यपुस्तिका खोलते हैं, तो चालान संख्या पिछली बार की तुलना में एक नंबर अधिक होगी। हर बार इसे बंद करने से पहले कार्यपुस्तिका को सहेजना सुनिश्चित करें या काम खो जाएगा।
विधि 2: एक्सेल के लिए कुटूल का उपयोग करके इनवॉइस नंबर जोड़ें
आप में से जिन्हें कई कार्यपुस्तिकाओं के लिए इनवॉइस संख्याओं को जनरेट करने के तरीके की आवश्यकता है, उन आवश्यकताओं को कुटूलों के उपयोग में पूरा किया जाएगा। कवर की गई पहली विधि केवल एक स्प्रेडशीट या वर्कबुक के लिए डिज़ाइन की गई है और जब आप सहेजना भूल जाते हैं तो ओवरलैप की दुर्भाग्यपूर्ण संभावना होती है। एक्सेल के लिए Kutools इन दोनों मुद्दों और अधिक के लिए एक फिक्स प्रदान करता है।
शुरू करने के लिए:
पहले की तरह, अपने चालान नंबर के लिए सेल को हाइलाइट करें और चुनें। इसके बाद आपको कुतुल्स पर क्लिक करना होगा, उसके बाद इन्सर्ट, और आखिर में अनुक्रम संख्या डालें ।
जब अनुक्रम अनुक्रम सम्मिलित करें संवाद बॉक्स प्रकट होता है, तो नया बटन पर क्लिक करें। यह एक अनुक्रम संख्या संपादन विंडो लाएगा:
- अनुक्रम नाम बॉक्स में एक नाम दर्ज करें ताकि आप अपने नए चालान नंबर अनुक्रम को शीर्षक दे सकें।
- इंक्रीमेंट बॉक्स में, 1 डालें।
- अपनी कंपनी या अन्य पाठ के नाम से टाइप करें जिसे आप अपने चालान संख्या परिणामों की शुरुआत में, उपसर्ग (वैकल्पिक) बॉक्स में देखना चाहते हैं।
- आपके सभी भविष्य के इनवॉइस नंबरों की शुरुआती संख्या को स्टार्ट नंबर बॉक्स में टाइप किया जा सकता है। संख्या कुछ भी हो सकती है जिसे आप पसंद करेंगे लेकिन इसे सरल रखना सबसे अच्छा होगा। 00000 या 10000 पर्याप्त होगा। यदि आप संख्याओं को छोटा रखना चाहते हैं, तो आप केवल 0 या 1 के बजाय एक अंक का उपयोग कर सकते हैं।
- आप संख्याओं की संख्या निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आपके चालान संख्याओं को अंकों की संख्या बॉक्स में एक संख्या दर्ज करके होगा। आप 5 या 6 के साथ गलत नहीं कर सकते।
- Add बटन पर क्लिक करके प्रक्रिया को अंतिम रूप दें।
जबकि नया बनाया गया अनुक्रम चयनित रहता है, भरण रेंज पर क्लिक करें और फिर बाहर निकलने के लिए बंद बटन दबाएं। अब, इस बात पर ध्यान दिए बिना कि आप किस वर्कबुक में इन्सर्ट अनुक्रम संख्या का उपयोग करते हैं, एक इनवॉइस संख्या स्वचालित रूप से पिछली से अधिक संख्या के साथ उत्पन्न होगी।
