ईमेल पर निम्नलिखित के लिए BCCing अपने आप में एक बहुत ही उपयोगी चीज है। यदि आप एक ईमेल रखना पसंद करते हैं जिसे आपने अपने इनबॉक्स में भेजा है, तो आमतौर पर उन पर अनुवर्ती उद्देश्यों के लिए, बीसीसी के रूप में अपना खुद का ईमेल पता जोड़ना सही विकल्प है। हालांकि, लोग अक्सर एक महत्वपूर्ण ईमेल भेजते समय इसे अनदेखा कर देते हैं, जिसके कारण उनका अनुसरण करना भूल जाता है। इससे आसानी से लाइन में समस्या आ सकती है।
सौभाग्य से, जब भी आप एक ईमेल भेजते हैं, तो स्वचालित रूप से BCC करने का एक तरीका है, जो यह सुनिश्चित करने का एक निश्चित तरीका है कि आप हर ईमेल का अनुसरण करते हैं। हालाँकि, स्वचालित सेल्फ-BCCing को सक्षम करना वास्तव में सीधा नहीं है। इसमें आउटलुक में एक नियम बनाना शामिल है।
नियम और अलर्ट प्रबंधित करें
आउटलुक में ऑटो बीसीसी और सीसी एक बड़ी बात है। जबकि आपको इसे प्राप्त करने के लिए अपने ब्राउज़र-आधारित ईमेल खाते के लिए एक नया ऐड-ऑन डाउनलोड करना होगा, Microsoft Outlook आपको एक नियम बनाने की अनुमति देता है। नियम सुविधा स्क्रीन के ऊपरी मध्य भाग में, नियम टैब के अंतर्गत, नियम नियम और अलर्ट मेनू विकल्प के तहत पाया जाता है।
नियम और अलर्ट प्रबंधित करें पर क्लिक करें और आपको एक नई विंडो दिखाई देगी जो आपको एक नया नियम बनाने का विकल्प देती है। इस विंडो के ऊपरी बाएँ कोने में नया नियम पर क्लिक करें। आपको 3 श्रेणियां दिखाई देंगी: व्यवस्थित रहें, अद्यतित रहें, और रिक्त नियम से प्रारंभ करें । रिक्त नियम श्रेणी से प्रारंभ के अंतर्गत मेरे द्वारा भेजे गए संदेशों पर नियम लागू करें का चयन करें ।
शर्तेँ
नियम विज़ार्ड विंडो में, आप चुन सकते हैं कि बीसीसी के रूप में आपको कौन से ईमेल भेजे जाएंगे। उदाहरण के लिए, विषय विकल्पों में विशिष्ट शब्दों के साथ जाँच करके, आप निश्चित शब्दों के साथ ईमेल के लिए ऑटो बीसीसी नियम बना रहे हैं।
जैसा कि आप ईमेल भेजने वाले हैं, आप अपने ईमेल को स्वचालित रूप से सॉर्ट करने के लिए इस चतुर विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। आप "फॉलो-अप" शब्द को विशिष्ट शब्दों की सूची में जोड़ सकते हैं और उन ईमेल को चिह्नित कर सकते हैं जिन्हें उस शब्द के साथ अनुसरण करने की आवश्यकता है।
कई अन्य दिलचस्प स्थितियां भी हैं जो आप अपने ईमेल के लिए निर्धारित कर सकते हैं। यदि आप चाहते हैं कि आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी मेल BCC के रूप में आपके इनबॉक्स में संग्रहीत हों, तो बस अगला क्लिक करें, बिना किसी सूचीबद्ध बॉक्स की जाँच किए।
अपवाद
अपवाद अनिवार्य रूप से यहाँ शर्तों के विपरीत हैं। जैसा कि आपने शायद अनुमान लगाया है, यह वह जगह है जहां आप उन स्थितियों को रेखांकित करते हैं जिनमें आप खुद को बीसीसी के रूप में शामिल नहीं करना चाहते हैं। आप ऊपर से उसी उदाहरण का अनुसरण कर सकते हैं और अपवाद का उपयोग कर सकते हैं यदि विषय में अपवाद जोड़ने के लिए विशिष्ट शब्द विकल्प हो। इस उदाहरण में, आप "गैर-अनुवर्ती" कमांड का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन यह अव्यवस्था और यहां तक कि एक त्रुटि भी पैदा कर सकता है, क्योंकि अनुवर्ती शब्द पहले से ही आपकी शर्तों का एक हिस्सा हैं।
यदि आप लोगों या सार्वजनिक समूह को भेजे जाते हैं या यदि किसी श्रेणी के अपवादों को छोड़ दिया जाए तो अपवाद को छोड़कर आप शायद बेहतर हैं।
क्रिया
यह वह जगह है जहाँ आप इस कार्यक्रम को लागू करते हैं। यह कहना है, यह वह जगह है जहां आप चुनते हैं कि उन ईमेलों का क्या होता है जिनके लिए आपने शर्तें निर्धारित की हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके द्वारा भेजा गया ईमेल आपके इनबॉक्स में समाप्त हो जाए, लेकिन, दुर्भाग्य से, एक सीधा BCC कमांड ऑटोमेशन यहां मौजूद नहीं है। इसका मतलब यह नहीं है कि आप BCC की नकल नहीं कर सकते।
सबसे पहले, नियम विज़ार्ड के कार्य चरण में लोगों या सार्वजनिक समूह को संदेश का चयन करें। अब, लोगों या सार्वजनिक समूह पर क्लिक करें और अपना ईमेल पता दर्ज करें। इस प्रकार आप यह सुनिश्चित करते हैं कि आपके द्वारा भेजी गई ईमेल सेट की शर्तों को पूरा करती है और आपके इनबॉक्स में समाप्त हो जाएगी। यदि आप नहीं चाहते हैं कि आपका ईमेल पता आपके द्वारा भेजे गए ईमेल में सार्वजनिक रूप से दिखाई दे, तो पहले चरण में निर्दिष्ट फ़ोल्डर विकल्प में एक कॉपी ले जाएँ, निर्दिष्ट फ़ोल्डर लिंक पर क्लिक करें और अपना इनबॉक्स चुनें।
आपके इनबॉक्स में बी.सी.सी.
अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अपने खुद के मेल को मोड़ देना आपको अपने काम में एक बड़ा फायदा देगा। यह सुनिश्चित करेगा कि आपका इनबॉक्स ठीक तरह से सुलझाया गया है और किसी भी कार्य के लिए अच्छा संगठन आवश्यक है। बेशक, आउटलुक के नियम विज़ार्ड में स्वचालित बीसीसी स्थापित करने की तुलना में अधिक उपयोग के मामले हैं। हालांकि, चीजों को सावधानीपूर्वक नियोजित करना और यह सुनिश्चित करना कि अपवाद और शर्तें ओवरलैप नहीं होती हैं और यह सुनिश्चित करता है कि वे सही प्रकार के ईमेल आवश्यक हैं।
अच्छी तरह से बनाए गए ऑटो बीसीसी नियम आपके इनबॉक्स को छाँटने में आपकी बहुत मदद कर सकते हैं। हालाँकि, यदि आप इसे खराब तरीके से करते हैं, तो आप अपने इनबॉक्स में बाढ़ ला सकते हैं, जिससे आप हल करने के लिए सेट किए गए से भी अधिक बड़ी समस्या और निर्माण कर सकते हैं।
क्या आप Outlook में स्वचालित BCC का उपयोग करते हैं? आपने इसे कैसे स्थापित किया? आप किन अपवादों और शर्तों का उपयोग करते हैं और आपने और क्या नियम बनाए?
