Google पत्रक और Microsoft Excel कई समान सुविधाएँ साझा करते हैं। जो लोग एक्सेल से अधिक परिचित हैं, उन्हें पता चलेगा कि हालांकि अधिकांश विशेषताएं समान हैं, Google शीट्स में उनका पता लगाना कार्यक्रम के साथ खुद को परिचित करते समय एक बाधा बन सकता है।
हमारा लेख भी देखें कि Google शीट्स में संपूर्ण कॉलमों के फॉर्मूले कैसे लागू करें
आपके डेटा को वर्णानुक्रम में या संख्यात्मक रूप से क्रमबद्ध और फ़िल्टर करने की क्षमता, Microsoft Excel में आमतौर पर उपयोग की जाने वाली सुविधाओं में से एक है। Google शीट के लिए भी ऐसा ही कहा जा सकता है। हालांकि, कार्य करने के बारे में जाने का तरीका थोड़ा अलग हो सकता है।
“मैं एक्सेल से अधिक परिचित हूं, लेकिन मेरे बॉस चाहते हैं कि हम अब Google शीट का उपयोग करें। स्प्रेडशीट का आयोजन करना नौकरी का हिस्सा है। क्या आप मदद कर सकते हैं?"
शीट्स के बारे में महान हिस्सा, एक्सेल की तरह, आपको अपने डेटा को छांटने या फ़िल्टर करने के लिए मैन्युअल संपादन के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी। टैब में दिए गए फ़ंक्शंस का उपयोग करके या आप एक सेल में सीधे जगह ले सकते हैं एक कॉलम के द्वारा उन्हें ऑटो-सॉर्ट करने का एक तरीका है।
स्वचालित रूप से Google शीट को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना
त्वरित सम्पक
- स्वचालित रूप से Google शीट को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना
- डेटा छँटाई और फिल्टर का उपयोग करना
- डेटा सॉर्टिंग
- डेटा फ़िल्टरिंग
- Google स्प्रेडशीट के अंदर फ़िल्टर का उपयोग करना
- एक फ़िल्टर दृश्य बनाना
- Google शीट्स: डेस्कटॉप पर वर्णानुक्रम में छंटनी
- वर्णानुक्रम में एक फॉर्मूला का उपयोग करके अपने डेटा को स्वचालित रूप से सॉर्ट करें
- Google शीट: मोबाइल डिवाइस पर वर्णानुक्रम में छंटनी
- डेटा छँटाई और फिल्टर का उपयोग करना
नीचे दिए गए चरणों का विस्तार होगा कि आप अपने Google शीट डेटा को स्वचालित रूप से कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं। मैं इस बात पर ध्यान केंद्रित करूँगा कि वर्णानुक्रम में ऐसा कैसे किया जा सकता है, लेकिन यदि आप डेटा को संख्यात्मक रूप से व्यवस्थित करेंगे तो उसी जानकारी का भी उपयोग किया जा सकता है।
हालांकि, इससे पहले कि हम अंतिम लक्ष्य के साथ आगे बढ़ें, मैं थोड़ा और परिचित होना चाहता हूं कि छंटाई और छानने के बीच का अंतर क्या है, किसी भी स्थिति के लिए किसी भी विकल्प का उपयोग कैसे करें जिसके लिए आपको उनकी आवश्यकता हो सकती है, साथ ही साथ खत्म भी हो सकते हैं। फ़िल्टर दृश्य।
यदि आपको पहले से ही सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग की एक अच्छी समझ है और आप ऑटो-अल्फाबेटिंग को प्राप्त करना चाहते हैं, तो आप लेख को और नीचे छोड़ सकते हैं। बाकी सभी के लिए जो कुछ सीखना चाहते हैं, हमें कवर करने के लिए बहुत कुछ मिला है, तो चलिए शुरू करते हैं।
डेटा छँटाई और फिल्टर का उपयोग करना
जैसे-जैसे आप Google शीट के भीतर विश्लेषण और काम करेंगे, अधिक से अधिक सामग्री जमा होने लगेगी। यह तब होता है जब सूचना को व्यवस्थित करने की क्षमता अधिक महत्वपूर्ण हो जाती है। Google पत्रक आपको उस जानकारी को पुन: व्यवस्थित करने और फ़िल्टर को लागू करने की अनुमति देता है। आप इसे वर्णानुक्रम और संख्यात्मक रूप से दोनों कर सकते हैं, चुनाव आपके ऊपर है। आप डेटा को कम करने और यहां तक कि दृश्य से चुनिंदा भागों को छिपाने के लिए एक फ़िल्टर भी लागू कर सकते हैं।
डेटा सॉर्टिंग
डेटा को सॉर्ट करने के लिए:
- अपने ब्राउज़र (Google Chrome पसंदीदा) से, Google पत्रक में एक स्प्रेडशीट खोलें।
- उस सेल या सेल को हाइलाइट करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
- आप इसे हाइलाइट करने के लिए किसी एकल कक्ष को छोड़ सकते हैं। कई सेल के लिए, शुरुआत सेल पर बायाँ-क्लिक करें। शिफ्ट को दबाए रखें और फिर अंतिम सेल में बाएं क्लिक करें।
- कई सेल को लेफ्ट क्लिक करके भी सेल का चयन किया जा सकता है और Ctrl को दबाए रखकर दूसरे सेल पर लेफ्ट क्लिक किया जा सकता है। यह मदद करता है अगर आप जिस सेल को क्रमबद्ध करना चाहते हैं वह अनुक्रमिक नहीं है।
- संपूर्ण शीट का चयन करने के लिए, शीट के ऊपरी बाएं कोने पर क्लिक करें या एक साथ Ctrl + A दबाएं ।
- अगला, "डेटा" टैब पर क्लिक करें और विकल्पों में से सॉर्ट रेंज … चुनें।
- पॉप-अप विंडो में, यदि आपके कॉलम में शीर्षक हैं, तो डेटा के पास स्थित हेडर पंक्ति में बॉक्स में एक चेक मार्क लगाएं।
- उस कॉलम का चयन करें जिसे आप पहले उस कॉलम में "क्रमबद्ध करें" को बदलकर सॉर्ट करना चाहते हैं। फिर अवरोही या ZA के आरोही के लिए AZ रेडियल पर क्लिक करके छँटाई क्रम का चयन करें।
- यदि आपके पास एक अतिरिक्त सॉर्टिंग नियम है जिसे आप लागू करना चाहते हैं, तो एक अन्य सॉर्ट कॉलम जोड़ें पर क्लिक करें । आपके नियमों का क्रम निर्धारित करेगा कि छँटाई कैसे की जाती है।
- इसे हटाने के लिए आप किसी नियम के दाईं ओर ट्रैश आइकन पर क्लिक कर सकते हैं।
- सॉर्ट बटन पर क्लिक करके अंतिम रूप दें और आपकी सीमा आपके नियमों के अनुसार हल हो जाएगी।
डेटा फ़िल्टरिंग
अपने डेटा में फ़िल्टर जोड़ना आपको उस डेटा को छिपाने में सक्षम करेगा जिसे आप दिखाई नहीं देना चाहते हैं। फ़िल्टर बंद होने के बाद भी आप अपने सभी डेटा को देख पाएंगे। फिल्टर और फिल्टर दृश्य दोनों स्प्रेडशीट के भीतर डेटा सेट का विश्लेषण करने में मदद करते हैं।
फिल्टर पसंद किए जाते हैं जब:
- हर कोई जो आपकी स्प्रैडशीट एक्सेस करता है, खुलने पर एक विशिष्ट फ़िल्टर देखता है।
- आप चाहते हैं कि एक फ़िल्टर लागू होने के बाद दिखाई देने वाला डेटा सॉर्ट किया जाए।
जबकि फ़िल्टर दृश्य अधिक उपयोगी हैं यदि:
- आप कई विचारों को नाम देना और सहेजना चाहते हैं।
- स्प्रेडशीट का उपयोग करते हुए दूसरों के लिए कई विचारों की आवश्यकता होती है। फ़िल्टर्स को व्यक्ति द्वारा चालू किया जाता है ताकि यह एक ही समय में किसी अन्य फ़िल्टर को देखने की अनुमति दे सके, साथ ही कोई अन्य व्यक्ति स्प्रेडशीट का उपयोग भी कर सकता है।
- लोगों के साथ विभिन्न फ़िल्टर साझा करना महत्वपूर्ण है। अलग-अलग लोगों के लिए विशेष रूप से सबसे अधिक प्रासंगिक जानकारी के साथ स्प्रेडशीट पर काम करने वाले सभी लोगों को अलग-अलग फ़िल्टर व्यू लिंक भेजे जा सकते हैं।
बस याद रखें कि फ़िल्टर आयात किए जा सकते हैं और आवश्यकतानुसार निर्यात किए जा सकते हैं जबकि फ़िल्टर दृश्य नहीं कर सकते।
Google स्प्रेडशीट के अंदर फ़िल्टर का उपयोग करना
जब एक स्प्रेडशीट में एक फिल्टर जोड़ा गया है, तो स्प्रेडशीट को देखने वाला कोई भी व्यक्ति फ़िल्टर भी देख सकता है। इसका अर्थ यह भी है कि संपादन अनुमतियों वाला कोई भी व्यक्ति फ़िल्टर को बदल सकता है। एक स्प्रेडशीट में डेटा को अस्थायी रूप से छिपाने के लिए एक फिल्टर एक शानदार तरीका है।
अपने डेटा को फ़िल्टर करने के लिए:
- अपने ब्राउज़र (Google Chrome पसंदीदा) से, Google पत्रक में एक स्प्रेडशीट खोलें।
- उस सेल श्रेणी का चयन करें जिसे आप लेख के डेटा सॉर्टिंग अनुभाग में विस्तृत के समान विधियों का उपयोग करके फ़िल्टर करना चाहते हैं।
- "डेटा" टैब पर क्लिक करें और फिर एक फ़िल्टर बनाएं चुनें। यह आपके द्वारा चुनी गई श्रेणी के पहले सेल के भीतर एक फ़िल्टर आइकन रखेगा। फिल्टर रेंज के भीतर सभी सेल एक हरे रंग की सीमा में संलग्न होंगे।
- निम्नलिखित फ़िल्टर विकल्प प्रदर्शित करने के लिए फ़िल्टर आइकन पर क्लिक करें:
- शर्त द्वारा फ़िल्टर करें - शर्तों की एक सूची से चुनें या अपना स्वयं का लिखें। उदाहरण के लिए, यदि सेल खाली है, यदि डेटा एक निश्चित संख्या से कम है, या यदि पाठ में एक निश्चित अक्षर या वाक्यांश है।
- मानों को फ़िल्टर करें - किसी भी डेटा बिंदु को अनचेक करें जिसे आप छिपाना चाहते हैं और ठीक पर क्लिक करें। यदि आप सभी डेटा बिंदुओं को चुनना चाहते हैं, तो सभी का चयन करें पर क्लिक करें । क्लियर पर क्लिक करके आप सभी डेटा पॉइंट को अनचेक भी कर सकते हैं।
- खोज - खोज बॉक्स में लिखकर डेटा बिंदुओं की खोज करें। उदाहरण के लिए, "J" टाइप करने से आपकी सूची सिर्फ उन नामों तक सीमित हो जाएगी जो J से शुरू होते हैं।
- फ़िल्टर को अक्षम करने के लिए, बस "डेटा" टैब पर फिर से क्लिक करें और फिर फ़िल्टर बंद करें चुनें।
- डेटा को छांटा जा सकता है जबकि एक फिल्टर जगह पर और सक्षम है।
- छांटने का विकल्प चुनने पर केवल फ़िल्टर किए गए रेंज के डेटा को सॉर्ट किया जाएगा।
एक फ़िल्टर दृश्य बनाना
फ़िल्टर दृश्य बनाने, सहेजने या हटाने के लिए:
- अपने ब्राउज़र (Google Chrome पसंदीदा) से, Google पत्रक में एक स्प्रेडशीट खोलें।
- "डेटा" टैब पर क्लिक करें और फिर फ़िल्टर दृश्य चुनें … इसके बाद नया फ़िल्टर दृश्य बनाएं ।
- फ़िल्टर दृश्य स्वचालित रूप से सहेजा जाता है। अब आप अपनी इच्छानुसार किसी भी डेटा को सॉर्ट और फ़िल्टर कर सकते हैं।
- स्प्रैडशीट के ऊपरी-दाएँ कोने में 'X' पर क्लिक करके अपना फ़िल्टर दृश्य बंद करें।
- निम्न विकल्पों में से एक के लिए स्प्रैडशीट के शीर्ष-दाईं ओर Cogwheel आइकन पर क्लिक करें:
- नाम बदलें - फ़िल्टर दृश्य का शीर्षक बदलें ।
- अद्यतन सीमा - यह उतना महत्वपूर्ण नहीं है जितना कि आप सीधे फ़िल्टर दृश्य पर ऐसा कर सकते हैं। यह आपको फ़िल्टर दृश्य के लिए चुनी गई कोशिकाओं की श्रेणी को बदलने की अनुमति देता है।
- डुप्लिकेट - वर्तमान फ़िल्टर दृश्य के लिए एक समान प्रतिलिपि बनाता है।
- हटाएं - फ़िल्टर दृश्य हटाएं।
Google शीट्स: डेस्कटॉप पर वर्णानुक्रम में छंटनी
अपने डेस्कटॉप पर सेल रेंज को वर्णानुक्रम से क्रमबद्ध करने के लिए:
- अपने ब्राउज़र (Google Chrome पसंदीदा) से, Google पत्रक में एक स्प्रेडशीट खोलें।
- उस डेटा का चयन करें जिसे आप एक बार में एक कॉलम सॉर्ट करना चाहते हैं। यह महत्वपूर्ण है ताकि आपकी स्प्रैडशीट के अन्य हिस्सों को पुनर्व्यवस्थित न किया जाए जो कि वांछित सीमा तक सहसंबंधित नहीं हो सकते हैं।
- अपने सेल के कॉलम में शीर्ष सेल को अंतिम सेल तक हाइलाइट करें।
- "डेटा" टैब पर क्लिक करें और फिर निम्न विकल्पों में से एक का चयन करें:
- कॉलम के आधार पर क्रमबद्ध करें, A → Z - यह स्प्रैडशीट के अन्य क्षेत्रों को बाधित किए बिना श्रेणी के भीतर सभी चयनित डेटा को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करेगा।
- कॉलम के आधार पर सॉर्ट शीट, ए → जेड - यह स्प्रेडशीट में सभी डेटा को हाइलाइट किए गए डेटा रेंज से वर्णानुक्रम में समायोजित करता है।
- या तो विकल्प अब आपके डेटा को वर्णानुक्रम में पुन: व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
- यदि आपको लगता है कि आपने कोई गलती की है, तो आप सबसे हाल ही में डेटा सॉर्टिंग को पूर्ववत करने के लिए Ctrl + Z (Windows) या + Command + Z (Mac) दबाकर इसे आसानी से ठीक कर सकते हैं।
वर्णानुक्रम में एक फॉर्मूला का उपयोग करके अपने डेटा को स्वचालित रूप से सॉर्ट करें
हालांकि पिछले चरणों को स्वचालित माना जा सकता है, फिर भी इसमें थोड़ा सा इनपुट इनपुट शामिल है। यह अधिकांश स्प्रेडशीट उपयोगकर्ताओं के लिए पूरी तरह से स्वीकार्य है जो सूत्रों और कार्यों के साथ बहुत अधिक तकनीकी प्राप्त नहीं करना चाहते हैं।
हालांकि, कुछ ऐसे भी हैं जो डेटा वर्णानुक्रम स्थिति के लिए अधिक "पूर्ण-ऑटो" दृष्टिकोण पसंद करेंगे। आप किसी कॉलम में डेटा को अपने आप सॉर्ट करना पसंद कर सकते हैं। इसका मतलब यह है कि जब भी नई जानकारी कॉलम में डाली जाती है, तो डेटा को स्प्रेडशीट के बाकी हिस्सों को बाधित किए बिना स्वचालित रूप से अपडेट किया जाएगा।
स्वचालित रूप से स्तंभ डेटा को वर्णानुक्रम में सॉर्ट करने के लिए:
- अपने ब्राउज़र (Google Chrome पसंदीदा) से, Google पत्रक में एक स्प्रेडशीट खोलें।
- उस सेल को हाइलाइट करें जो उस डेटा के लिए परिणाम प्रदर्शित करेगा जिसे आप स्वचालित रूप से वर्णानुक्रम में चाहते हैं।
- सेल के अंदर, निम्न सूत्र = सॉर्ट (A2: B, 1, TRUE) दर्ज करें और फिर Enter दबाएँ।
- A2: B वांछित डेटा रेंज है जिसे सॉर्ट करने की आवश्यकता है। अपनी स्वयं की स्प्रैडशीट आवश्यकताओं के अनुसार इसे समायोजित करें।
- 1 कॉलम संख्या को संदर्भित करता है जो क्रमबद्ध डेटा पर आधारित होगा। फिर से, स्प्रेडशीट की जरूरतों के अनुसार इसे समायोजित करें।
- सूत्र में डेटा आरोही क्रम में स्वचालित रूप से सॉर्ट किया जाता है। अवरोही क्रम में डेटा को सॉर्ट करने के लिए, TRUE को झूठे में बदलें।
कॉलम में दर्ज किया गया कोई भी नया या संपादित डेटा अब स्वचालित रूप से सॉर्ट किया जाएगा।
Google शीट: मोबाइल डिवाइस पर वर्णानुक्रम में छंटनी
सेल रेंज को अपने मोबाइल डिवाइस पर वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करने के लिए:
- Google पत्रक ऐप (Android / iOS) लॉन्च करें और अपने क्रेडेंशियल्स का उपयोग करके लॉग इन करें।
- स्प्रेडशीट पर टैप करके संपादित करने के लिए Google शीट का चयन करें। यदि आपके पास कई पत्रक सहेजे गए हैं, तो आपको इसे खोजने के लिए स्क्रॉल करने की आवश्यकता हो सकती है।
- स्तंभ को उस डेटा के साथ ढूँढें जिसे आप वर्णानुक्रम में लाना चाहते हैं और उस स्तंभ के अक्षर को टैप करें। यह स्तंभ के शीर्ष पर पाया जा सकता है। यह कॉलम के सभी डेटा को उजागर करेगा।
- एक छोटे मेनू को खींचने के लिए पत्र को एक बार फिर से टैप करें।
- मेनू में, "अधिक" तीर पर टैप करें जब तक कि आप सॉर्ट ए - जेड विकल्प का पता न लगा लें।
- यदि एंड्रॉइड मोबाइल डिवाइस का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको उस आइकन पर टैप करना होगा जो तीन लंबवत (या संस्करण के आधार पर क्षैतिज रूप से) स्टैक डॉट्स की तरह दिखता है। तब तक स्क्रॉल करें जब तक आपको सॉर्ट A - Z विकल्प न मिल जाए।
जब आप Sort A - Z पर टैप करते हैं, तो कॉलम के भीतर के डेटा को वर्णानुक्रम में फिर से व्यवस्थित किया जाएगा।
