Cc और bcc के बीच का अंतर

जब हम पहली बार ईमेल का उपयोग शुरू करते हैं, तो इन दो शब्दों का अर्थ सभी के लिए स्पष्ट हो सकता है, लेकिन आज वे काफी प्राचीन हैं। CC और BCC दोनों एक ही ईमेल की प्रतियां एकाधिक प्राप्तकर्ताओं को भेजने के तरीके हैं। CC का अर्थ “कार्बन कॉपी” है और BCC का अर्थ “ब्लाइंड कार्बन कॉपी” है। दोनों के बीच का अंतर यह है कि प्रत्येक प्राप्तकर्ता उन पतों को देख सकता है जिन्हें आप CC फ़ील्ड में जोड़ते हैं, जबकि BCC फ़ील्ड में कोई भी दिखाई नहीं देता है।

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तीन प्राप्तकर्ता फ़ील्ड

इन क्षेत्रों में से किसी में भी लोगों के ईमेल पते जोड़ना उतना ही आसान है। लेकिन आपको हमेशा इस बात पर विचार करना चाहिए कि किसी विशेष ईमेल को कैसे प्राप्त किया जाए और कैसे यह आपके रिश्तों, आपके द्वारा काम करने वाले संगठन, इसकी संस्कृति और स्थान जैसी चीजों पर निर्भर करता है।

लोग अक्सर इन क्षेत्रों का अनुचित उपयोग करते हैं। यह ईमेल के उद्देश्य को प्राप्त करने वालों के लिए कम व्यापक बनाता है। लेकिन अगर आप उन्हें सही तरीके से उपयोग करते हैं, तो यह आपके प्राप्तकर्ताओं को यह जानने में मदद कर सकता है कि आपका ईमेल पढ़ना उनकी प्राथमिकताओं में से होना चाहिए या नहीं।

आप निम्नलिखित तीन क्षेत्रों में पते टाइप कर सकते हैं:

To - इस क्षेत्र में प्राप्तकर्ता संदेश के मुख्य दर्शक हैं।

CC - इन प्राप्तकर्ताओं को संदेश की एक प्रति मिल जाएगी, इसलिए यह लगभग वही है जो To फ़ील्ड में लोगों को जोड़ रहा है।

बीसीसी - प्रेषक विवेकपूर्ण रूप से संचार के अन्य व्यक्तियों को सूचित कर सकता है। शामिल किसी और को उनके पते नहीं दिखाई देंगे।

लोग बीसीसी का उपयोग तब भी करते हैं जब वे पते की एक लंबी सूची के साथ दूसरों को भ्रमित नहीं करना चाहते हैं। इसके अलावा, यह एक अच्छा विकल्प है जब प्राप्तकर्ता जरूरी एक-दूसरे को नहीं जानते। यह नोट करना भी महत्वपूर्ण है कि न तो सीसी और न ही बीसीसी के अन्य प्राप्तकर्ता के किसी भी उत्तर को देखेंगे।

फील्ड का उपयोग कैसे करें

यदि आप आठ लोगों तक पहुँचना चाहते हैं, तो आप एक पता To फ़ील्ड में और शेष सात CC फ़ील्ड में लगा सकते हैं। लेकिन आप उनमें से सभी आठ को भी फील्ड में रख सकते हैं। इससे बहुत फर्क नहीं पड़ता क्योंकि वे सभी एक ही ईमेल प्राप्त करेंगे। वे बाकी प्राप्तकर्ताओं को भी देख पाएंगे।

हालाँकि, अगर आप उचित ईमेल शिष्टाचार का अभ्यास करते हैं तो चीजें थोड़ी अलग हैं। यदि ऐसा है तो आपको केवल उन प्राप्तकर्ता को जोड़ना चाहिए जो आपके संदेश से सीधे प्रभावित होते हैं। इसलिए, यदि आप कुछ व्यक्तियों को किसी प्रकार की कार्रवाई करने के लिए कहना चाहते हैं, तो उन्हें फील्ड में रखें। ईमेल के आरंभ में जो भी आपके पते का नाम है, उसे वहां शामिल किया जाना चाहिए। "डियर एंड्रिया, सामन्था, और जॉन" जैसा कुछ सरल होना चाहिए।

संक्षेप में, उन लोगों को लक्षित करने के लिए To फ़ील्ड का उपयोग करें जिन्हें आप कार्रवाई करने का आग्रह करना चाहते हैं।

सीसी फील्ड का उपयोग कैसे करें

जब आप CC फ़ील्ड में पते रख रहे होते हैं, तो आपके द्वारा बनाई गई सूची सभी प्राप्तकर्ताओं को दिखाई देगी। सीसी क्षेत्र का मुख्य कार्य अन्य प्राप्तकर्ताओं को यह बताना है कि यह विशेष संचार हो रहा है। एक पते को शामिल करना यह क्षेत्र "केवल जानकारी के लिए" कहने जैसा है। इस मामले में, आपको केवल प्राप्तकर्ताओं से "जानना अच्छा है" प्रतिक्रिया की अपेक्षा करनी चाहिए।

इसके अतिरिक्त, लोग CC को "शिष्टाचार प्रति" के रूप में भी संदर्भित करते हैं।

बीसीसी फील्ड का उपयोग कैसे करें

BCC फ़ील्ड में आप जिस किसी का भी पता लगाते हैं, वह To और CC फ़ील्ड में किसी भी प्राप्तकर्ता द्वारा नहीं देखा जाएगा। यदि आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति ईमेल की सामग्री को देखे लेकिन कार्रवाई न करे, तो उनका पता BCC में जोड़ें। जब आप एक ही बार लोगों के समूह के साथ एक ही जानकारी साझा करना चाहते हैं, तो इसका उपयोग करना एक अच्छा विकल्प है, लेकिन उनमें से कोई भी यह नहीं देखना चाहता कि इसे कौन प्राप्त कर रहा है।

बीसीसी क्षेत्र संवेदनशील स्थितियों या तर्कों में भी बहुत उपयोगी है। यह एक गोपनीय तरीका है कि किसी और को इसके बारे में जानने वाले के बिना सुने। उदाहरण के लिए, आप अपने प्रबंधक का पता BCC फ़ील्ड में जोड़ सकते हैं जब कोई ग्राहक धनवापसी के लिए कह रहा हो।

उत्तर सभी बटन का उपयोग कैसे करें

यदि आप एक ईमेल के प्राप्तकर्ता हैं और इसके प्रेषक को जवाब देना चाहते हैं, तो आपके पास दो विकल्प हैं - उत्तर और उत्तर सभी। उत्तर बटन आपको प्रेषक को सीधे जवाब देने की अनुमति देता है ताकि कोई अन्य प्राप्तकर्ता आपके संदेश को न देख सके। इसमें रिप्लाई ऑल बटन भी है, जो स्वतः ही उन सभी प्राप्तकर्ताओं को आपकी प्रतिक्रिया भेज देगा जिनके पते To और CC फ़ील्ड में हैं।

यद्यपि सुविधाजनक, उत्तर दें बटन हमेशा एक अच्छा विकल्प नहीं है। आपको केवल इसका उपयोग तब करना चाहिए जब आपके संदेश प्राप्त करने के लिए सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए यह महत्वपूर्ण हो।

अधिकांश उपयोगकर्ता इस बटन पर क्लिक करते हैं या इसे साकार किए बिना। आपके जवाब में दिलचस्पी न लेने वाले लोगों के लिए यह बहुत कष्टप्रद हो सकता है। दुर्घटना से इस बटन पर क्लिक करना भी बहुत अजीब हो सकता है, खासकर यदि आप प्रेषक के साथ व्यक्तिगत जानकारी साझा कर रहे हैं और अन्य प्रतिभागियों को इसे पढ़ना नहीं चाहते हैं। इस फ़ंक्शन का उपयोग करने के तरीके के प्रति सतर्क रहना इस प्रकार शामिल सभी लोगों के लिए बहुत हताशा को बचा सकता है।

रिप्लाई ऑल बटन का उपयोग तभी करें जब यह बिल्कुल आवश्यक हो कि मूल लेखक और प्राप्तकर्ता सूची के बाकी सभी लोग आपकी प्रतिक्रिया देखें। कार्य परियोजनाओं के बारे में समूह चर्चा इसका एक अच्छा उदाहरण है।

जब जवाब सभी विकल्प का उपयोग न करें:

• कम से कम एक प्राप्तकर्ता है जिसे आपकी प्रतिक्रिया देखने की आवश्यकता नहीं है
• आपका संदेश कुछ बहुत सरल है जैसे "सब ठीक है" या "धन्यवाद!"

ध्यान रखने योग्य बातें

हमेशा याद रखें कि आप किसे और क्यों ईमेल भेज रहे हैं, इस पर नज़र रखें। To, CC और BCC फ़ील्ड्स का ध्यानपूर्वक उपयोग करें और आपके ईमेल शिष्टाचार में बहुत सुधार होगा।

आपको इस बात का भी ध्यान रखना चाहिए कि क्या आप एक पताका (टू) हैं या आपको कार्बन कॉपी (सीसी) प्राप्त हुई है। इस तरह, आप तय कर सकते हैं कि ईमेल को आपके तत्काल ध्यान की आवश्यकता है या नहीं।

ईमेल का जवाब देते समय, मानक उत्तर भेजने और मैन्युअल रूप से किसी भी अतिरिक्त प्राप्तकर्ता को जोड़ने के लिए हमेशा सबसे अच्छा होता है। आप इसे आसान बनाने के लिए मूल ईमेल से उनके पते भी कॉपी कर सकते हैं। लेकिन किसी भी स्थिति में, "भेजें" दबाए जाने से पहले प्राप्तकर्ता सूची को दोबारा जांचना सुनिश्चित करें।